Ajakava on graafiline tööriist, mis esitab üksikasjaliku ülevaate tegevustest, mis tuleb välja töötada kindlaksmääratud aegadel, projekti elluviimise ajal.
Ajakava koostamise eesmärk on siiski kirjeldada üksikasjalikult ja konkreetselt kõiki tegevusi, mida tuleb läbi viia, ning ka ajad, mis on vajalikud iga tegevuse lõpetamiseks.
Sel põhjusel on vaja koostada ajakava, millal projekti kavatsetakse ellu viia, sest oodata on, et iga tegevus töötatakse välja ettenähtud aja jooksul, nii et saavutatakse optimaalne ajakasutus ja iga etapp on korraldatud ja korralikult .
Seejärel peab ajakava täpsustama projekti iga etapi või tegevuse algus- ja lõppkuupäeva, sest oluline on ainult see, et kehtestatud ajad oleksid täidetud, kasutatavad ajad peavad sisaldama juba kõigi ettenägematute sündmuste arvestamist, mis võivad tekkida. võiks esitada.
Lisaks peavad kõik projekti arendamisega seotud isikud graafikut füüsilises või digitaalses vormis vaatama, nii et iga etapp või etapp viiakse läbi kavandatud aegadel.
Miks on ajakava koostamine oluline?
Üldiselt on oluline ajakava korraldamine alati, kui soovite projekti ellu viia. See tööriist võimaldab esmalt kõiki tegevusi korralikult korraldada, seejärel neid teostada ja lõpuks teostada seiret, mis võimaldab kindlaks teha, et neid viiakse ellu tõhusalt korrektselt ja kehtestatud tähtaegade jooksul.
Kuidas koostate ajakava?
Ajakava koostamiseks peate tegema järgmist.
- Kõigepealt jagage kogu projekt osadeks ja määrake, kui palju aega kulub iga osa jaoks.
- Seejärel korraldatakse inimressurss ja igaühele määratakse vastutus, mis vastab talle igas etapis projekti edukaks lõpetamiseks.
Milliseid vahendeid saab graafiku koostamiseks kasutada?
Graafiku koostamiseks saame kasutada erinevaid tööriistu. Järgmisena näeme, millised.
1. Gantti diagramm
Ühest küljest on Gantti diagramm tööriist, mis kirjeldab horisontaalsete ribade abil kõiki ülesandeid, mis tuleb kogu projekti elluviimisel välja töötada, ja igas etapis nõutavat aega.
Mõlemal juhul on see kõige enam kasutatav tehnika, sest see võimaldab teil hõlpsalt vaadata iga tegevuse algus- ja lõppkuupäeva.
2. PERT-diagramm
Teiselt poolt teeb PERT-diagramm graafilise kujutise ülesannete võrgustiku abil, mis on paigutatud aheldatud viisil järgides kindlat järjekorda ja struktuuri, mis võimaldab eesmärkide saavutamist projekti ajastamisel.
Seejärel korreleerivad nooled põhjuslikkuse ja sõltuvuse seoseid iga tegevuse ja protsessi vahel.
3. CPM-diagramm
Muidugi on CPM-diagramm tuntud kui kriitilise tee meetod, see loob seose tegevuste vahel, mille eesmärk on leida projekti elluviimiseks kõige lühemad teed, nii et selle seire- ja kontrolliprotsess on lihtsam.
Graafiku väljatöötamise sammud
Tegevuskava väljatöötamise kõige olulisemad sammud on:
- Lisage tegevuste loend.
- Suhete loomine tegevuste vahel.
- Mõelge vajalikele ressurssidele.
- Hinnake iga tegevuse jaoks vajalikke tähtaegu ja kellaaegu
- Kujundage ajakava.
Lõpuks näeme, et tegevuste ajakava väljatöötamine aitab kõiki tegevusi korraldada loogiliselt ja hästi struktureeritult, mis muudab projekti arendamise hõlpsamaks rakendamiseks, jälgimiseks ja paremaks kontrollimiseks. Hea ajakava aitab tõhusalt kasutada aega projekti juhtimiseks.