Toimik viitab menetluse moodustavate dokumentide kogumile, olgu see siis kohtulik, haldus või politsei.
Mis tahes protseduuri, mis tahes tüüpi, algus algab selle faili moodustamisega, kus alguses kogutakse põhiandmeid.
Toimiku peavad alguses moodustama menetluses osaleva isiku isikuandmed: identifitseerimisnumber, nimi ja perekonnanimi (juriidiliseks isikuks olemise korral ärinimi), aadress ja kõik vajalikud andmed juhtumi kohta, mida menetletakse välja.
Kohtumenetluse algatamise ajal sisaldavad toimikud kõiki konfliktiosaliste esitatud dokumente ja praktiseeritud tõendeid. Samamoodi juhtub ka haldusfailidega, kus kogutakse sama algatamise põhjused ja nende tehtud edusammud.
See on oluline dokumentide kogum, et oleks võimalik osaleda kohtulikes või administratiivsetes taotlustes või juhtida organisatsiooni, mis võimaldab registreerida kõik tegevused, mis on tehtud mis tahes valdkonnas, isegi ärimaailmas.
Failitüübid
Peamised failitüübid on:
- Kohtutoimikud: Need algavad nõude esitamisega ja selle moodustavad justiitsametnikud. Toimik lõpeb siis, kui kohtunik otsustab toimiku või annab lause. Kui advokaat peab teadma, millises menetlusetapis on teie asi, võite paluda kohtul esitada kogu toimik, et saaksite teada kõiki üksikasju kohtuprotsessi kulgemise kohta.
- Haldusfailid: Neid võib tekkida igasuguseid. See võib olla oma olemuselt distsiplinaarne. Näiteks on avatud toimik ametnikule, kes ei täitnud oma ülesandeid. Või võib see olla kodaniku avalduse lahendamine. Näiteks on kodakondsuse saamiseks avatud toimik.
- Politsei toimikud: Need toimikud on oma olemuselt kriminaalsed, kuna nende ülesanne on koguda vajalikku teavet, et teada saada, kas toimumas on kuritegu, mis antakse kohtuniku ette ja on omakorda kooskõlas kohtutoimikuga.