Ametlik organisatsioon on kavandatav organisatsioon, mis kehtestab reeglite, struktuuride ja protseduuride kogumi, mis võimaldab korraldada organisatsiooni tegevust.
Ametlik organisatsioon põhineb tööjaotusel, erinevate autoriteeditasemete määratlemisel ja töötajate vaheliste suhtluskanalite loomisel.
Selle struktuuri ja juhiseid kavandavad organisatsiooni administraatorid ning need kajastuvad tavaliselt dokumentides, standardites, protsessides ja organisatsiooniskeemides.
Suhteid väljaspool ametlikku organisatsiooni peetakse mitteametlikuks organisatsiooniks, mis tekib spontaanselt kaastöötajate vahel.
Ametliku organisatsiooni komponendid
- Hästi määratletud reeglite ja protseduuride kogum: Mis on varem loodud mõne eesmärgi või eesmärgi saavutamiseks.
- Eesmärgid ja strateegiad: Määratletakse lühi- ja pikaajalised eesmärgid koos nende saavutamise strateegiatega.
- Sümboolne staatus: Struktuur annab liikmetele teatud staatuse vastavalt nende positsioonile ja suhtelisele võimule.
- Määratletud tegevused: Organisatsioon määratleb iga organisatsiooni liikme tegevuse. Kehtestatakse kohustused ja piirid.
- Suhtluskanalid: On olemas määratletud suhtluskanalid, mis peavad olema kooskõlas organisatsiooni hierarhia ja protseduuridega.
- Koordineerimismenetlused: Organisatsiooni erinevate liikmete tegevuse koordineerimiseks on määratletud protseduurid ja mehhanismid.
Ametliku organisatsiooni päritolu
Seda tüüpi organisatsiooni päritolu on disain, mille on loonud omanikud ja administraatorid, kes püüavad määratleda strateegiad oma eesmärkide edukaks saavutamiseks.
Organisatsiooni määratleb vähemalt kolm põhielementi:
- Tööjaotus: See koosneb töö jagamisest mitmeks põhitegevuseks, et töötajad saaksid spetsialiseeruda ja oleksid seeläbi produktiivsemad.
- Osakonnad: See koosneb erinevate osakondade loomisest samasse organisatsiooni nii, et igaüks neist vastutab teatud tegevuse või eesmärgi eest. Nii näiteks: turundusosakond või avalike suhete osakond. Organisatsiooni kasvades muutuvad osakonnad keerukamaks ja tavaliselt luuakse lõunaosakonnad või allüksused.
- Kontroll: Koosneb mehhanismide loomisest organisatsiooni tegevuse arengu kontrollimiseks ja mõõtmiseks.
Mitteametliku ja ametliku organisatsiooni suhe
Mitteametlik organisatsioon võib ametlikku organisatsiooni täiendada või tugevdada heade suhete ja koostöö kaudu organisatsiooni liikmete vahel. Mitteametlik organisatsioon võib nõrgestada ka formaalset. See juhtub kadeduse, antagonismi või siis, kui mitteametlik roll on formaalsest tugevam.
Näide, kus formaalne ei ühti mitteametliku vormiga, on see, kui väljakujunenud orgaanilise struktuuri kohaselt on osakonnajuhataja, kuid praktikas järgivad kõik teise inimese ideid ja direktiive, kes, kuigi neil pole ülemus, on väga tugeva isiksuse ja juhiga.
Ametliku korralduse näide
Järgmisel pildil näeme ettevõtte ametliku organisatsiooni osana kujundatud organisatsiooniskeemi:
