Protsessijuhtimine on lähenemine, mis peab organisatsiooni seotud ja omavahel seotud protsesside võrgustikuks. Seetõttu on see viis organisatsiooni juhtimiseks lähtuvalt teostatavatest protsessidest.
Kahtlemata on protsess tegevuste jada, mille eesmärk on sisendile lisaväärtust anda tulemuse või väljundi saavutamiseks. Kogu väljund peab vastama ettevõtte sise- või väliskliendi vajadusele või nõudele.
Muidugi peab igas protsessis, olgu see siis lihtne või keeruline, suur või väike, olema sisend, teisendus ja väljund. Sisendiks on mis tahes ressurss või sisend, mida tuleb teisendada. Ümberkujundamine on tööprotsess, mis lisab sisenditele väärtust ja saab tulemuse. Väljund moodustab lõpptulemuse, näiteks kauba või teenuse, mis suudab vajaduse rahuldada.
Lisaks on protsessikeskne juhtimine vastuolus funktsioonipõhiste organisatsioonide traditsioonilise struktuuriga. Põhiidee on sise- ja välisklientidele väärtuse lisamine. Sel põhjusel püütakse kõigi protsesside pidevat täiustamist nende identifitseerimise, kirjeldamise ja dokumenteerimise kaudu.
Kuidas teada saada, kas tegevus on protsess?
Tegelikult ei saa kõiki ettevõttes toimuvaid toiminguid käsitleda. Tegevuse käsitlemiseks protsessina peate:
1. Selge missioon ja eesmärk
Iga protsessiks liigitatud tegevus peab vastama organisatsiooni kehtestatud missioonile ja eesmärkidele. Need tegevused peavad vastama sellele, mida ettevõte loodab teha.
2. Tegevus peab olema täpselt määratletud
Kõik organisatsiooni liikmed peavad täpselt teadma, kuidas iga protsessi tuleks läbi viia. Isegi uue töötaja palkamisel on teil juurdepääs dokumenteeritud allikatele, mis näitavad iga tegevuse toimumist.
3. See peab sisaldama sisendeid ja väljundeid
Muidugi peab igas protsessis olema sisend või tooraine, mis tuleb muuta lõpptulemuseks. See tulemus on nn protsessi väljund, mis lisaväärtust sisemistele ja välistele klientidele.
4. Tarnijad, kliendid ja lõpptoode on tuvastatavad
Loomulikult on tarnijateks kõik need, kes tarnivad sisendeid või toorainet protsessi läbiviimiseks. Klient saab loodud kauba või teenuse saajaks. Kuigi lõpptoode on protsessi genereeritud väärtuse väljund.
5. Tegevust saab jagada ülesanneteks või alamprotsessideks
Igal protsessil võib olla üks või mitu ülesannet, mille täidab üks või rühm selle täitmise eest vastutavaid inimesi.
6. Saab dokumenteerida
Kõiki neid tegevusi saab dokumenteerida, kasutades protsessijuhtimise metoodikat, määrates kindlaks ajad, ressursid ja kulud. Kogu see dokumenteeritud dokument tagab vastavuse kvaliteedistandarditele.
7. On vastutuste määramine
Kindlasti jagatakse protsess ülesanneteks, mis tuleb läbi viia ettevõtte osakonnas või mitmes osakonnas. Iga tegevus peaks siseklientidele lisaväärtust looma, kui me räägime alamprotsessist, või välistest, kui see on protsessi lõpetamise viimane etapp. Igal sammul peab olema iga väljapääsu eest vastutav isik.
Miks on oluline olla protsessipõhine?
On loogiline eeldada, et protsesside juhtimine määratleb protsessid, mis tuleb läbi viia varem struktureeritud viisil, vaadates neid pidevalt läbi, et leida võimalusi parandamiseks. Seda seetõttu, et kui organisatsiooni protsesse pidevalt täiustada, aitab see parandada organisatsiooni kogu funktsiooni.
Tõepoolest, keskendumine protsessidele võimaldab tervikliku ülevaate ettevõtte toimimisest üldiselt ja globaalselt. Samuti tunnistatakse, et ettevõttel peab olema horisontaalne struktuur, et reageerida protsessi tsüklile täielikul viisil.
Lisaks taotlevad kõik protsessid klientide rahulolu. Mikroprotsessist rääkides hõlmab see ainult sisemisi protsesse, mis rahuldavad siseklientide vajadusi. Nüüd hõlmab makroprotsess nii sisemisi kui ka väliseid protsesse organisatsiooni sise- ja välisklientide rahuldamiseks.
Samamoodi suudab ettevõte keskendudes protsessidele saavutada konkurentsieelise, kuna seda tüüpi haldus seab esmatähtsaks klientide rahulolu. See tähendab, et ettevõtted on sunnitud maksimeerima oma efektiivsuse. Sellest tulenevalt on hädavajalik, et organisatsioonid otsiksid oma protsesside ja omakorda kogu ettevõtte pidevat täiustamist, pakkudes klientide probleemidele paremaid lahendusi.
Protsesside juhtimise eelised
Protsessijuhtimisel on järgmised eelised:
1. Vähendage tarbetuid sisekulusid
Alustuseks saab ettevõte vähendada oma protsessides tarbetuid kulusid, kuna see võib välistada ülesandeid või samme, mis lisaväärtust ei loo. Seega, kui tarbetud sammud kõrvaldatakse, välistatakse ka kulud.
Kõrvaldades lisaväärtuseta tegevused, muutub protsess täpsemaks ja ettevõte saab rohkem keskenduda klientide nõuete, vajaduste ja ootuste täitmisele. Kokku säästab see ressursse, näiteks aega, raha ja inimlikke jõupingutusi.
2. Lühendage tarneaegu
Seejärel saab tarneaegu või tarneaegu lühendada, määrates kindlaks protsessi tsükli seisakuid. Sel põhjusel on protsessid elimineeritud ja sujuvamad.
3. Parandab kvaliteeti ja teenust, mida klient tajub
Teisalt, parandades pakutavat kvaliteeti ja teenust, rahuldab klient paremini oma vajadusi. Klientidele meeldiks hoida suhe ettevõttega.
4. Lisage täiendavaid teenuseid
Samuti on selle lähenemisviisi abil väga lihtne lisada täiendavaid klienditeeninduse eeliseid. Nendel teenuste kogumitel on madal hind ja klient saab neid hõlpsasti tajuda.
Protsessijuhtimist kasutavate organisatsioonide omadused
1. Protsess on ülekaalus struktuuri üle
Esiteks leiavad protsesside juhtimist rakendavad ettevõtted, et ettevõtte struktuur pole midagi muud kui infrastruktuur protsesside läbiviimiseks. Seetõttu annavad need protsessidele asjakohasuse ja strateegiad kujundatakse protsesside põhjal.
2. Selle organisatsioon on läbiv
Teiseks paneb protsesside juhtimine organisatsioonid seadistama end protsesside ja alamprotsesside kogumina või süsteemina, mis võimaldavad eesmärke saavutada. Kõigi protsesside peamine eesmärk on luua kliendile väärtust.
3. Teabe kasutamine
Kolmandaks hindavad organisatsioonid teavet, mis käsitleb erinevaid protsesse ja tegevusi, mida tuleb läbi viia. Informatsiooni pidev liikumine on hädavajalik edukaks toimimiseks kõigis protsessides ja ettevõtte üldises töös.
4. Nad on väärtuse tekitajad
Lõpuks on väärtust loovad organisatsioonid, kes rakendavad juhtimist protsesside järgi. Samal põhjusel, mis on protsessipõhine, on iga väljund pakutavate toodete ja teenuste kaudu lisaväärtus. Ja see on iga protsessi põhieesmärk.
Protsessijuhtimise etapid
Protsessijuhtimise juurutamise kõige olulisemad sammud on:
1. Teave, koolitus ja osalemine
Protsessijuhtimine on uus juhtimisviis. Seetõttu on oluline, et kõiki teavitataks ja koolitataks enne protsesside rakendamist. Lisaks tuleb kõiki teavitada eesmärkidest, mida protsess soovib, millised on selle etapid ja millist koostööd on vaja.
2. Protsesside kindlakstegemine
Muidugi peavad protsessid olema selgelt määratletud. Seetõttu tuleb koostada kõigi läbiviidavate protsesside loetelu. Igal protsessil peab olema:
- Nimi.
- Tegevused ja sammud, mida peate tegema.
- Protsessi kaart.
3. Asjakohaste protsesside valik
Tuleb märkida, et asjakohased protsessid on need, mis annavad kõige rohkem lisaväärtust ja on ettevõtte tõhusaks toimimiseks väga olulised. Seetõttu on neil märkimisväärne mõju ettevõtte strateegilistele eesmärkidele.
4. Pange paika vastutav
Kui asjakohased protsessid on tuvastatud, määratakse neile juht. Vastutaval isikul peab olema strateegiliste eesmärkide täitmiseks vajalik vastutus ja autonoomia.
5. Protsessi analüüs ja probleemide tuvastamine
Iga protsessi analüüsitakse, olenemata sellest, kas see vastab kavandatud eesmärkidele või mitte. Kui mõni neist ei vasta neile ja tekitab probleeme, tuleb need asjakohaselt ümber kujundada.
6. Probleemide parandamine
Kui eesmärkidele ja klientidele kõige suuremat mõju avaldavad probleemid on leitud, otsitakse neile lahendus. See määratleb tegevused, mida tuleb järgida, et mitte mõjutada protsessi ja organisatsiooni kui terviku toimimist.
7. Näitajate kasutamine
Lõpuks hinnatakse protsesse perioodiliselt. Sellest hinnangust sõltub, kas nad vastavad kavandatud näitajatele. Näitajad on protsesside tegeliku toimimise analüüsimiseks ja nõrkade kohtade kindlakstegemiseks väga olulised. Seda kõike parandusmeetmete rakendamiseks.
Kokkuvõtteks võib öelda, et protsesside juhtimine suurendab organisatsioonide efektiivsust. Seda seetõttu, et tema edu sõltub protsesside piisavast läbiviimisest, mis tuleb selgelt dokumenteerida. Kuid ennekõike peavad need olema suunatud kliendi jaoks väärtuse loomisele.