Projekti etapid määratlevad projekti elluviimiseks vajalikud etapid ja konfigureerivad selle elutsükli.
Seetõttu on need vaid üks võimalus minna. Seega on igal projektil kolm otsustavat momenti: see sünnib, kasvab ja lõpeb. Seetõttu on mugav teada, millised etapid igas neist esinevad ja kuidas neid läbi viia. Need ei ole jäik reegel, vaid soovitus, mis põhineb varasematel uuringutel, analüüsidel ja kogemustel.
Projekti viis etappi
Vaatame, millised on projekti olelusringi viis tavalist etappi, mis oleksid: algus, kavandamine, teostamine, kontroll ja lõpetamine.
Algus
Kõik algused on rasked ja antud juhul pole see erinev. Me peame teadma, mida me tahame, kuidas me selle saame ja mis meil on. Kuid kõik ülevaatlikult, kuna üksikasjad viiakse läbi planeerimisel.
Projekt algab tavaliselt ideest või meeleseisundist ja seetõttu on oluline see visualiseerida. Selles etapis on mugav üles kirjutada kõik, mis pähe tuleb ning saame kasutada märkmikku ja isegi mobiiltelefoni. Peame teadma, mida tahame saavutada, et saaksime seda hiljem planeerida ja ellu viia.
Planeerimine
Nüüd on aeg kõik üksikasjalikult planeerida ja realistlikult teha. See etapp on ülioluline, seega nõuab see meie täielikku tähelepanu. Selles peame arvestama, mida me vajame, kuidas me selle saame, kellele me loota või mida me ettenägematute juhtumite korral teeme.
Plaanid muutuvad aja jooksul, kuid nende olemasolu aitab teil õigel kursil püsida. Seetõttu tuleb see etapp üksikasjalikult välja töötada. Strateegilise või äriplaaniga sarnane mudel võib olla väga kasulik.
Hukkamine
On aeg asuda tööle. Projekt peaks tööle hakkama ja kõik kavandatud protsessid saavad paika. Selles etapis on mugav pidada nende kõigi kohta selget raamatupidamisarvestust, et hiljem oleks võimalik asjakohane kontroll läbi viia.
Siinkohal tuleb olla kannatlik ja minna samm-sammult. Jooksmine pole projektide puhul hea mõte. Alles siis, kui üks osa on lahendatud, alustame järgmist. Nii minimeerime võimalikud probleemid, lahendades need ükshaaval.
Projekti etappide kontroll
Nüüd peate jälgima. Sel viisil kontrollime, kus oleme vea teinud ja milline on olnud plaanist kõrvalekalle. Alles seejärel saame pakkuda asjakohaseid parandusmeetmeid. Veelkord on kõik dokumenteeritud dokumentide kasutamine väga kasulik.
Selles etapis tehakse kindlaks täiustused, kuid ka võimalikud ebaõnnestumised ettenägematutes olukordades. Planeerides otsustame, mida teha erakorralistel juhtudel, ja nüüd peame hindama selle tõhusust. Kui oleme vead parandanud, ei kordu need tulevikus.
Lõpp on kätte jõudnud
Kõik saab otsa ja nii ka projektid. Kaupade või teenuste puhul on nende elutsükkel: nad sünnivad, kasvavad ja lõpuks kaovad. Muidugi, kui alustame ettevõtlust, teeme seda pikemas perspektiivis mõeldes, kuid meil peab olema selge, mida teha selle lõpetamise korral. Sama juhtub mis tahes tüüpi projektidega.
Siin luuakse vajadusel sulgemistingimused. Kui projekt on lõppenud, peate teadma, mida ja kuidas teha. See etapp on projekti etappides sama oluline kui teised, sest just seal ilmnevad tavaliselt huvide konfliktid. Seetõttu nõuab see meie täielikku tähelepanu ja me ei tohiks midagi juhuse hooleks jätta.
Näide projekti etappidest
Kujutame lõpuks ette, et tahame luua oma riigis majanduskultuuri edendamisele pühendunud mittetulundusühingu. Kohtume koostööpartneritega ja kujundame ideed. Järgmisi samme võib kokku võtta järgmises joonisel:
Protsess on lihtne, kuigi olenevalt projektist võib see olla keeruline. Kõigepealt peate idee, assotsiatsiooni, teise teostuse, selle looma, käivitama, vaatama, kes hakkab koostööd tegema jne. Seejärel peate kõrvalekallete või vigade leidmiseks jälgima. Lõpuks on projekti viimane etapp sulgemine, mis peab olema selge ja ülevaatlik.