Osakonnad on protsess, mille käigus töö organisatsioonis jaguneb. Vastavalt tegevustele või funktsioonidele, mis on sarnased ja mis on loogiliselt seotud.
Kõige tähtsam on see, et osakondade jaotamine võimaldab tööjaotuse kaudu ettevõtte funktsioone lahutada ja rühmitada. Nii et kõik ülesanded on korraldatud loogiliselt ja samal ajal saab kõik need, millel on teatud sarnasusi, grupeerida. Kõik see loob spetsialiseerumisprotsessi ja aitab kaasa tootlikkuse taseme parandamisele.
Tegelikult saab rühmitada erinevate tegurite abil. Need võivad olla organisatsioonisisesed funktsioonid, tegevused, tooted, kliendid ja protsessid. Osakondadeks jaotamine võimaldab neid hallata tõhusamalt ja hõlpsamalt.
Mis on osakond?
Osakond on tõepoolest iga osa, milles ettevõte jaguneb. See jagunemine võib toimuda funktsioonide, klientide, toodete, protsesside, geograafilise asukoha, projekti ja maatriksi järgi.
Seetõttu on osakond valdkond või alajaotus, mida haldab juht, direktor, ülemus või juhendaja. See administraator võtab organisatsiooni selles konkreetses valdkonnas volitused, saavutades töökoha spetsialiseerumise. Töö spetsialiseerumisega tõuseb ettevõtte efektiivsuse tase.
Enamlevinud osakondade liigid
Kõige levinumad viisid ettevõtte osakondadeks jaotamiseks on:
1. Osakondade jaotamine funktsioonide järgi
Lihtsamalt öeldes rühmitab seda tüüpi osakond ettevõtte ülesanded ja tegevused väljatöötatud põhifunktsioonide järgi. Osakonnad funktsioonide järgi võivad olla tootmine, inimressursid, rahandus, turundus ja müük.
Kahtlemata võimaldab selline osakondade jaotamine töötajate väljaõpet lihtsamaks. Tööalane spetsialiseerumine on saavutatud ja juhtimisprotsess on lihtsam. Samal põhjusel on efektiivsus maksimaalne.
2. Osakonnad klientide poolt
On loogiline, et seda tüüpi osakonnad jaotavad ettevõtte valdkondadeks, mille peamine eesmärk on teenida erinevat tüüpi kliente. Arvesse tuleb võtta klientide omadusi: vanus, sugu, sotsiaalmajanduslik seisund ja tarbimisviis.
Muidugi kasutatakse seda osakondade vormi laialdaselt äriettevõtetes või ladudes, mis teenindavad väga erinevaid kliente. See organisatsioonivorm võimaldab paremini teenindada igat tüüpi kliente.
3. Jaotamine toodete järgi
Nüüd rühmitab seda tüüpi osakondade ülesanded, mida toetavad erinevad kaubad ja teenused, mida ettevõte turul pakub. Kuna tööjaotust rakendatakse erinevate toodete põhjal, mida ettevõte müüb, keskendub see rohkem tulemustele.
Üldiselt kasutavad seda ettevõtted, millel on palju erinevaid tootevalikuid ja -liine, seega peavad iga toote teadmised olema väga spetsialiseerunud.
4. Protsesside osakondade jaotamine
Protsesside kaupa jaotamine seob omalt poolt tegevused, mis põhinevad tootmisprotsessi etappidel või etappidel. Protsessi igale faasile spetsialiseerudes saavutatakse aja kokkuhoid ja suurem efektiivsus.
Seda kasutavad laialdaselt tootmis- ja tööstusettevõtted, kus see peab järgima keeruliste tootmisprotsesside loogilist järjestust.
5. Jaotamine geograafiliste piirkondade kaupa
Tuleb eeldada, et geograafiliste piirkondade kaupa jaotamine nõuab tegevuste rühmitamist vastavalt ülesande täitmise koha asukohale.
Võib olla ka vastavalt turupiirkonnale, mida ettevõte peab teenima. Seda kasutavad laialdaselt ettevõtted, mis teenindavad ja teenindavad suuri geograafilisi piirkondi.
Osakondade liigidOsakondade jaotamise eesmärgid
Kõige olulisemate eesmärkide hulgas, mida osakondade loodetavasti saavutada soovitakse, leiame:
- Paremini mõistke ja rakendage ettevõttes ülesannete ja funktsioonide jaotust.
- Saavutage töötajate suurem efektiivsus, määrates igale töötajale konkreetsed ja spetsiaalsed ülesanded.
- Kasutage töö spetsialiseerumisprotsessi maksimaalselt. Töötajate kogunenud kogemuste ja oskuste suurendamine. See parandab töö kvaliteeti.
- Parandage inimeste valikut igas töökohas.
- Muutke kontrolli ja järelevalve protsess kõigi osakondade juhtide jaoks lihtsamaks.
Osakondade jaotamise eelised
Mõned peamised eelised, mida osakondade struktuuri rakendavad ettevõtted saavad, on:
- Ettevõte on üles ehitatud töökoha spetsialiseerumise põhjal.
- Osakondade struktuur on ettevõtte organisatsiooni loogiline esitus.
- Suurendab ülesannete tõhusust, võimaldades töökollektiivil oma funktsioone paremini mõista.
- See võimaldab paremini korraldada ettevõtte struktuuri ja tõhusamat kontrolli.
Osakondade jaotamise puudused
Osakondade jaotamise kõige olulisemad puudused on:
- Tööjaotus võib olla takistuseks erinevate osakondade omavahelises koostöös.
- Iga valdkonna liigse spetsialiseerumise tõttu võib see mõjutada ettevõtte üldeesmärkide ulatust.
- Muudatused organisatsioonis võivad olla ettevõtte jaoks riskantsed, sest kohanemisprotsessid võivad olla väga aeglased.
Lõpuks võib öelda, et osakondade jaotamine on viis, kuidas ettevõtte funktsioone saab jagada. Lisaks rühmitab osakondade tegevus sarnaseid funktsioone, et tööjaotust ja spetsialiseerumist paremini ära kasutada. Suurema spetsialiseerumise korral paraneb organisatsioonide tootlikkuse ja tootlikkuse efektiivsus.