Nullpõhine eelarve on dokument, mis kajastab seda, kui palju ja kuhu ettevõtte ressursid eraldatakse, eesmärgiga saavutada suurem kulu ja efektiivsus kulude kirjete ümberjagamise kaudu.
Teisisõnu, nullipõhine eelarve ületab tavalise eelarve või standardaruande.
See on finants- ja raamatupidamistehnika, mis võimaldab meil tuvastada ebaefektiivsed ja isegi kasutud kulud. Sellest baasist lähtudes on eesmärk reklaamida kulutusi, millel on ettevõttele suurem positiivne mõju. Kuidas? Vähendatakse või kaob need, mis pole seda väärt.
Levinud näide on see, kui sarnased kulud kahekordistatakse. Võib juhtuda, et ettevõte oli sõlminud kahe samaaegse Interneti-liini erinevatelt pakkujatelt. Selle stsenaariumi korral peaksime kaaluma ühe kahest pakkujast väljajätmist ja selle pakkumist, mis pakub meile sama teenust madalaima hinnaga.
Nullpõhise eelarvestamise etapid
Nullpõhise eelarve koostamise ajal tuleb järgida mitmeid samme, et tulemus oleks see, mida me tegelikult ootame. Eeldatakse, et see eelarve muudab ettevõtet üldiselt. Seda seetõttu, et kulude ümberjagamine mõjutaks selle kõiki tasandeid ja osakondi.
Seejärel tehtaks nullipõhise eelarve koostamise protsess järgmiselt:
Nii saab nende viie etapi põhjal praktiliselt kõikehõlmavalt teha muudatusi organisatsiooni kõigil tasanditel.
- Peamise eesmärgi seadmine: Enne töö arendamise alustamist on selge, et nullipõhine eelarve eeldab, mida me tahame oma ettevõttes saavutada või parandada. Näiteks võib juhtuda, kui eesmärk on vähendada kulusid, et kompenseerida ettevõtte teatud madalat tuluetappi. See juhtub, kui ettevõttele kuulub ettevõte, mis töötab teatud aastaaegadel paremini. Hea näide sellest on teemapargid suvel ja talvel.
- Otsustustasemete määratlus: Selle etapi ülesanne on määratleda ettevõtte erinevate käsuridade vahel kehtestatud juhtimistasemed. Selle jaoks on optimaalne, kui teil on vähe ridu, kuid suhtlemise sujuvus ja kohalolek, kus peaaegu kõik tasandid võivad end tunda. Näitena võib tuua suure ettevõtte, mis jaguneb paljudeks osakondadeks. Nende omavahelise hea suhtluse tagamiseks ja sama suuna poole liikumiseks peavad osakondade käsud koos ettevõtte üldiste käskudega olema hästi määratletud. Seega saaks tuvastada ja analüüsida probleeme, mis võivad esineda näiteks erinevates osakondades.
- Otsustusstrateegiate väljatöötamine: Lähtudes ühest või mitmest määratletud eesmärgist ja tõhusast otsustustasandist, jätkame strateegia rakendamist, mis võimaldab meil eesmärke täita kõigil tasanditel. Näitena võib tuua miinimumeesmärgid, mis on kehtestatud töölepingutes, mille eest makstakse muutuvat tasu vastavalt müüdud toodetele või teenustele.
- Strateegiate teostamine: Siit algab organisatsiooni kõikidel tasanditel välja töötatud strateegia seatud eesmärkide saavutamiseks. Selles etapis pannakse proovile ettevõtte eesmärgid ja uus tegelikkus ning protsessi parandamiseks tehakse teatud muudatusi. Mõned näited võivad olla näiteks siis, kui keskastme juhtkond leiab, et eesmärgid ületavad või ületavad vastutava personali võimekust. Järelikult vähendatakse või suurendatakse minimaalset saavutatavat koormust.
- Protsessi ülevaade: Protsessi viimases etapis kontrollitakse, kas järgitakse eesmärke, tähtaegu ja strateegia väljatöötamise viisi. Sellega soovitakse tuvastada näiteks võimalikke pahesid. Mõnevõrra sagedane juhtum on teatud üldkulude kogumine ilma nende konkreetset kasulikkust või sihtkohta tuvastamata. Võimalust sel viisil ravida alates kohvi hankimisest töötajatele kuni kontoris kasutatavate lehtedeni. Nende kulude määratlemine võimaldab meil analüüsida ettevõtte vajadusi ja seda, kuidas protsessi saaks paremaks muuta.
Seega, kuigi protsessil on viis etappi ja igaüks neist eeldab sellele eelnevat, olenevalt ärimudelist ja selle vajadusest, võiks seda kohandada veelgi rohkemate etappidega.
Nullpõhise eelarvestamise eelised ja puudused
Arvestades, et nullpõhine eelarve nõuab palju tööd ja mõjutab seda, kuidas ettevõttes asju aetakse, paljastatakse järgmistega tugevad ja nõrgad küljed, mida selle rakendamine ja elluviimine võib kaasa tuua:
Arvestades, et eelised kaaluvad üles puudused ainult protsessi õigesti tehes, on kõigil tasanditel kasumlik võtta vastu nullpõhine eelarve.
Teisisõnu, protsessi kõigi etappide edukalt lõpetades läheb ettevõte teatud ebatõhususe ja ebakindluse olukorrast teatud eesmärkide kindlaksmääramiseni, pingelise eelarveni ja ressursside ümberjaotamiseni. See muudab ettevõtte majanduslikult jätkusuutlikumaks.
Nullpõhised eelarvestamise näited
Olukordi, kus nullpõhise eelarve täitmine on viinud teatud tasakaalustamatuse või probleemide tuvastamiseni ettevõttes, selgitatakse allpool:
- Kulude dubleerimine: Tehke kindlaks topeltkulud, st nad pakuvad sama teenust ja üks ettevõte, kes seda pakub, on meile kasulik. Näiteks on telefoniteenused, sarnase tarkvara tellimine, sama laadi toodete ostmine jne.
- Üleliigsete või tarbetute kulutuste kindlakstegemine: Nullpõhise eelarveprotsessi käigus võime leida kulude punkte, millel pole mingit mõtet. Näiteks võib tuua kulusid hüvitistele töötajatele, ilma et nad kuskile reisiks.
- Kulu prognoos: Püüame kulutada vastavalt ettevõtte vajadustele, ilma liialdusteta. See juhtub näiteks hooajalistes ettevõtetes, mis peavad ressursside jaotust vastavalt suveperioodile kohandama. Näide on see, et restorani jaoks ostetakse jäätist suvel suuremal määral kui talvel.
- Kulude jaotamine vastavalt suhtarvudele: Kuigi kõigil osakondadel võib olla oma kindel eraldis, on investeering, mida sellesse investeeritakse, kõige kasumlikum, kui investeeringuid sellesse investeerida. Üks osakond, mis tugineb suuresti seda tüüpi visioonile, on turundusosakond.
Need on mõned olukorrad, mida ettevõtetes võib leida. Sõltuvalt sektorist, organisatsiooni suurusest ja ärimudelist kiputakse nullpõhise eelarve koostamise käigus leidma üht või teist parendamise või parandamise punkti.
Vaikimisi kulud
