Protsessikaart on diagramm, mis võimaldab teil graafiliselt näha kõiki organisatsiooni siseselt läbi viidavaid protsesse ja nende omavahelisi seoseid.
Kindlasti võimaldab diagramm jälgida kõiki ettevõtte sees välja töötatavaid protsesse. Samamoodi faasid, mis moodustavad iga protsessi konkreetsel viisil. Sellega saavutatakse kõigi protsessidega seotud aspektide ühine nägemus.
Lisaks näete iga protsessi faaside kõiki seoseid. Nagu ka seosed kõigi protsesside vahel, kajastuvad kõik ühes graafikus, mis on protsesside kaart.
Teisisõnu, graafika esitab süsteemi üldise visualiseerimise kogu ettevõtte korrastatuna. Seda tänu oma protsessidele ja omavahelistele suhetele.
Protsessikaardi loomise sammud
Protsessikaardi koostamise kõige olulisemad sammud on:
1. Protsesside piiritlemine
Nagu me kõik teame, võib protsess olla väga ulatuslik, seega on mugav teha õige piiritlus. See tähendab, et protsessi piiritlemisel tuleb välja töötada skeem, mis koondab kõik esindatavad süsteemi elemendid. Skeem võimaldab seda ulatuslikku protsessi lihtsalt ja selgelt vaadata.
2. Elementide identifitseerimine
Teiselt poolt on element kõik see, mis võib protsessi ja süsteemi tervikuna mõjutada. Need võivad olla sellised aspektid nagu ettevõtte infrastruktuur, samuti elemendid, mida on vaja iga protsessi sisse- ja väljapääsu juures. Protsessikaart näitab kõiki neid elemente ja nende vahel loodud suhteid.
3. Operatsiooniliini identifitseerimine
Samamoodi võimaldab operatiivse või funktsionaalse joone tuvastamine jälgida järjestust, mida tuleb järgida iga protsessi läbiviimisel. Sel põhjusel on protsessikaardil võimalik kindlaks määrata struktuur ja marsruudid, mida tuleb operatiivjoonel järgida.
4. Lisage tugiprotsessid
Muidugi võivad tugiprotsessid aidata operatiiv- ja juhtimisliini tööd. Kõik tugiprotsessid aitavad parandada kogu süsteemi jõudlust, mistõttu on vaja neid operatiivjoonega kohandada. Tugiprotsessid on üldjuhul haldustegevused.
5. Lisage süsteemi mõjutavad protsessid
Pigem on organisatsioonis sees protsesse, mis võivad mõjutada kogu süsteemi toimivust. Seetõttu lisatakse selles etapis protsessi käigus kõik funktsionaalsed organid, mis mõjutavad kogu süsteemi. See võib olla valdkond, nagu tagasiside ja kvaliteet, mis mõjutavad kogu protsessi üldiselt.
Miks tehakse protsessikaart?
Protsessikaardi väljatöötamine võib ettevõttele tuua palju eeliseid, kõige olulisemad on:
- Tea, kuidas organisatsioonis praegusel ajal ülesanded ja töökohad arenevad.
- Parandage kõige kvaliteeti, mida ettevõttes tehakse.
- Parandage organisatsioonis toimuvaid protsesse.
- Looge ja arendage uusi ja erinevaid töötamisviise, eriti kriisiaegadel.
- Mõõda ja hinda, mida tehakse. Seejärel tugevdage tulemustega tegevust ja tulemuslikkust.
Protsessikaartides kasutatud sümboloogia
Protsessikaardil kasutatakse suurt hulka sümboleid ja igaühel neist on oma tähendus. Mõned enimkasutatavad sümbolid on:
1. Nooled
Nooled näitavad tõepoolest suunda, mida vooludes järgitakse. See aitab lugeda vooskeemi, sest see näitab protsessi suunda. Näiteks vasakult paremale või ülevalt alla.
2. Ristkülikud
Ristkülikud tähistavad funktsiooni, mis tuleb täita ja täita. Seda kasutatakse väga sageli, kuna see näitab toimingut, toimingut või ülesannet, mis tuleb läbi viia.
3. Ovaalid
Teiselt poolt näitavad ovaalid protsessi algust või lõppu. Need on vooskeemi punktid, mis näitavad, kus alustate ja kus lõpetate. Tavaliselt on ainult üks algus, kuid neil võib olla iga sammu jaoks mitu lõpp-punkti.
4. Teemandid
Samuti on teemandid oluline punkt, kus tuleb otsus langetada. Nooled, millele on märgitud jah või ei, tulevad sellest joonisest üldjuhul välja. Loomulikult tuleb igast teemandist välja ainult üks nool.
Teisisõnu järgneb igale otsustuspunktile nool, millele on märgitud jah või ei. Teine võimalus võib olla tõene või vale.
5. Rööpkülik
Samamoodi kajastab rööpküliku kasutamine vooskeemides protsesside sisendeid ja väljundeid.
Protsessi tüübid
Protsessikaartidel visualiseeritavad protsessid on:
1. Põhiprotsessid
Esiteks on võtmeprotsessid suunatud lisaväärtuse loomisele. Seetõttu on need otseselt seotud ettevõtte pakutavate kaupade ja teenustega. Seetõttu hindab klient otseselt nende protsesside tulemust.
Muidugi on need protsessid võtmetähtsusega, sest paljud funktsionaalsed piirkonnad sekkuvad nende elluviimiseks ja nõuavad seetõttu rohkem ressursse.
Lisaks on need protsessid, mis aitavad saavutada eesmärke, kehtestada poliitikat, kasutada strateegiaid ja ettevõtte üldiseks toimimiseks.
2. Strateegilised protsessid
Teiseks, strateegilised protsessid kehtestab kõrgem juhtkond, kuna need määratlevad organisatsiooni toimimise ja väärtuse loomise viisi. Need toimivad toena eelkõige strateegilise protsessi otsustamisel. Strateegiline protsess hõlmab planeerimist, strateegia rakendamist ja organisatsiooni pidevat täiustamist.
3. Toetusprotsessid
Kolmandaks toetavad tugiprotsessid võtmeprotsesse ja strateegilisi protsesse. Need on olulised kõigi protsesside ja kogu ettevõttesüsteemi eesmärkide saavutamiseks.
Lõpuks võime järeldada, et protsessikaart on organisatsiooni toimimise ja kõigi protsesside globaalse nägemuse saamiseks hädavajalik. See aitab mõista ja selgelt määratleda funktsioone ja osalejaid, kes neid täidavad. Seda kõike arvestades organisatsiooni kui protsesside juhtimist, mis on omavahel seotud lõpptulemuse saavutamiseks.