Projekti planeerimine koosneb erinevate täidetavate ülesannete süstemaatilisest korraldusprotsessist ning nende täitmiseks vajalikest ressurssidest.
Projekti kavandamine koosneb seega projekti kõigi etappide tegevuskava koostamisest. Selles mõttes räägime süsteemsest korraldusest, kuna see nõuab mitmete sammude läbiviimist. Lisaks peate eesmärkide saavutamiseks teadma, mis teil on või võib olla.
Miks on projekti planeerimine oluline?
Kui ilmub midagi, mida me ei oota, võib üheks võimaluseks olla improviseerimine. Projekti juhtimisel pole seda aga hea teha. Kuigi on tõsi, et on protsesse, mis võivad tunduda lihtsad, on enamik neist seotud väga keerukalt. Seetõttu muutub nende planeerimine hädavajalikuks tegevuseks.
Seetõttu peab meil olema selge, mida me tahame ja kuidas tahame seda saavutada, et vea korral saaksime võtta parandusmeetmeid. Hea plaani olemasolu on hädavajalik, kui tahame välja töötada idee, uue tootmisvormi, tehnoloogilise arengu või mõne muu projekti.
Kuidas viia läbi projekti planeerimine
Järgmisena näeme samme, mida peame projekti nõuetekohaseks planeerimiseks järgima. Omakorda peame teadma, et need on olulised, kuna need võimaldavad meil struktureerida tegevusi ja aega, mille me neile pühendame. Samamoodi ei tohi me unustada fakti, et plaan on omakorda üks projekti realiseerimise etappidest.
- Esimene ja peamine asi on teada täpselt, mida me tahame: Te peate määratlema projekti ulatuse. Selleks peame teadma kõiki üksikasju, mida tahame saavutada.
- Teisalt on eelmise sammu täiendusena vaja analüüsida teostatavust: Hea idee on kasutu, kui see pole elujõuline. See tähendab, et projekti peab olema võimalik teostada sobivates tingimustes.
- Lisaks on oluline teada, milline on meie eelarve ja millised ressursid (ka inimressursid) meil on: See projekti etapp võimaldab teil leida investoreid, partnereid, koostööpartnereid ja isegi töötajaid.
- Teiselt poolt on vaja töötada välja erinevad tööprotsessid: See kolmas samm viitab projekti käivitamise ettepanekule. Peate määratlema, millised ülesanded või tegevused saavad olema ja kuidas neid täidetakse. Mida rohkem üksikasju me lisame, seda parem.
- Tulemuste hindamine: Nüüd on vaja kirjeldada, kuidas projekti tulemusi üle vaadatakse ja hinnatakse. On vaja teada mõõdetavaid näitajaid, parameetreid või muutujaid. See samm on oluline võimalike paranduste ja situatsiooniplaanide tõstatamiseks.
Kõik need etapid lõpevad aruande koostamisega, millest saab projekti kava. See käsiraamat annab kõigile teada tee, kuidas seda mööda sõidetakse ja milline on nende panus.
Projekti kavandamise näide
Kujutagem ette, et tahame läbi viia projekti, mis koosneb kartulikrõpsuvabriku loomisest. Oleme veendunud, et turg nõuab neid, mida sõime lapsena oma linna laatadel. Noh, peate asuma tööle ja kavandama järgnevad sammud hästi.
Näeme, et järgime projekti kavandamise etappe. Esiteks määratleme, mida me tahame, kartulikrõpsude tehas. Hiljem analüüsime, kas see on elujõuline, teeme turu-uuringu ja kontrollime, kas see on nõutud toode. Kolmandaks, eelarve, peame teadma, mida me nende valmistamiseks vajame ja kuidas me seda rahastama hakkame. Seejärel loome tööprotsessid ja kuidas neid tulevikus hinnata.