Äriprotokoll on asutusesisene dokument, mis reguleerib organisatsiooni sisemisi protseduure, aidates ühtlustada kaupade ja teenuste kvaliteeti.
Üks aspektidest, mis parandab organisatsioonide konkurentsivõimet, on nende teenuste kvaliteet, eriti kui tegemist on ettevõtetega, kellel on tütarettevõtteid erinevates kohtades.
Teenuste ja klientide ettekujutuse homogeenseks muutmine ei ole lihtne ülesanne ja nõuab standardiseerimist. Selles mõttes on üks tööriist, mida see töö toetab, äriprotokoll.
Kuid ettevõttes juhtub terve päeva jooksul palju sündmusi. Teatud viisil on äriprotokoll tööriist, mille kaudu me teatud olukordades tegutseme. Seega, kui ettevõte kehtestab äriprotokolli, mida masina purunemise korral järgida, on see protokoll see, mis tähistab juhiseid, mida järgida stsenaariumi korral, kus üks meie masinatest puruneb.
Ja nii paljudes teistes aspektides. Kujutame ette tulekahju protokolli, mis on väga tuntud. Igal ettevõttel on tulekahju korral protokoll rajatistest lahkumiseks põletusi saamata. Protokollid, olles uurinud nende ettevalmistamise manöövreid, tagavad edu probleemse sündmuse spontaansuse taustal.
Seetõttu on äriprotokoll omamoodi tõestatud tegevusjuhend, mida tuleb järgida igas võimalikus stsenaariumis, vältides seeläbi probleeme, mis võivad mõjutada meie ettevõtte mis tahes aspekti.
Mis on äriprotokoll?
Sõltuvalt riigist võib sellel olla erinev nimiväärtus. Nende hulgas protseduuride käsiraamat, heade tavade koodeks, sisejuhised jne.
Oluline on see, et nende kõigi tulemuseks oleks sama: koostage juhend, kuidas konkreetsetesse olukordadesse reageerida, olgu siis sisemiste või väliste klientidega.
Milliseid protseduure äriprotokoll reguleerib?
Nõudlikumaid protokolle on rohkem kui teisi, olenevalt ettevõttest, kuid levinud miinimumide osas on tavaline leida klienditeeninduse protseduure tavalises kontekstis, konfliktsetes olukordades, müügis, nõuetes jne.
Ja sisemiselt realiseerib äriprotokoll ettevõtte organisatsiooniskeemi protsessid ja organisatsiooni funktsionaalsete alade vahelise suhtluse. Näiteks transiit müügi, arvete esitamise, varude, raamatupidamise ja laoarvestuse vahel on iga ettevõtte jaoks erinev.
See menetluslik erinevus on kindlaks tehtud äriprotokollis.
Äriprotokolli struktuur
Äriprotokolli saab pühendada ainult klientidele ja välisele avalikkusele, samuti kaastöötajatele ja sisetöötajatele.
Kuid lisaks sellele võib see olla segadokument, mis näitab ühes dokumendis mõlema sihtrühma reegleid ja protseduure.
Sisepubliku äriprotokolli struktuur
See on suunatud töötajatele ja määratleb ametlikud protseduurid, mida organisatsioonis tuleb selle tegevuse ajal järgida.
See võimaldab tellida manustamise ja saada jälgitavuse kõrvalekallete või vigade tuvastamiseks.
Sisepublikule mõeldud äriprotokolli näited
Siin on mõned näited seda tüüpi protokollide paremaks mõistmiseks:
- Hankeprotokoll: Menetlus kaupade ja / või teenuste taotlemiseks funktsionaalsest piirkonnast, näiteks turunduspiirkonnast, ostude eest vastutavale alale, tavaliselt hankeüksusele.
- Sisemine sideprotokoll: Protseduur, millega luuakse ametlikeks peetavad suhtluskanalid funktsionaalsete piirkondade vahelise juhtimise ajal või juhtimise suunas. Näiteks ettevõtte e-posti, informatiivsete memode, probleemide lahendamise hierarhia kasutamine.
- Töökoha ahistamise kaebuste protokoll: Töökoha ahistamise juhtumite ohutu kaebuse esitamise kord organisatsiooni töötajatele. Eesmärk on tagada töökoha stabiilsus ja tugi neile, kes teavitavad. Näiteks anonüümsed kaebuskanalid, ettevõttes iseseisva hierarhiaga töökeskkonna üksus, siseprokurör, kes võtab töötajatelt kaebusi vastu hierarhilist võimu eristamata.
Äriprotokolli näited välisele vaatajaskonnale
Siin on mõned näited seda tüüpi protokollide paremaks mõistmiseks:
- Klienditeeninduse protokoll: Protseduur kliendi vastuvõtmiseks, tervitamiseks, teie nõuetele vastamiseks ja kliendi vallandamiseks.
- Nõuete tähelepanuprotokoll: Menetlus toote kvaliteedi kohta kaebuse esitavatele klientidele lahenduste vastuvõtmiseks, kuulamiseks, sisaldamiseks ja edastamiseks.
- Müügiprotokoll: Põhiprotseduur klientide vajaduste vastuvõtmiseks, osalemiseks, kliendi vajaduste kuulamiseks, suunamiseks, nõustamiseks, saatmiseks ja ärgitamiseks ostuprotsessi suunas.
Äriprotokolli eelised
Protokollid võetakse kõigis tegevusvaldkondades hästi vastu, kuna need annavad selgust konkreetsetes olukordades toimetuleku osas.
Mõned selle eelised on järgmised:
- Standardimine: Kui protokoll on koostatud, saab seda rakendada kõigis organisatsiooni tütarettevõtetes, tagades, et igas neist järgitakse teenuse kvaliteedi põhimõtteid.
- Bränd: See aitab märkimisväärselt kaasa ettevõtte kaubamärgi loomisele, kuna need pidevad tegevused jäävad aja jooksul püsima, luues klientide kogukonna, kes saavad ettevõtte eest rääkida ja seda soovitada.
- Organisatsioon: Ettevõtetel, kellel on protokollid, on ka suurem organisatsiooniline võimekus. Seda seetõttu, et nende kaudu on võimalik mõista iga toimingu täielikku toimimist ja päritolu.
- Koolitus: Protokollid võimaldavad koolitada uusi koostööpartnereid, kes ettevõttega liituvad. Selle uurimine hõlbustab ja kiirendab teadmisi nende rollide ja funktsioonide kohta, kuna see võimaldab teada organisatsiooni oskusteavet.
Äriprotokollid on suurepärane juhtimismeede, kuna need realiseerivad organisatsioonistruktuuri ja pakuvad protseduurilist raamistikku nii töötajate vahel kui ka klientide jaoks.
Oluline on märkida, et protokollid peavad olema selged ja realistlikud. Peamiselt seetõttu, et need reguleerivad inimeste vahelisi protseduure, kus igaüks reageerib erineval viisil. Selles mõttes saab aja jooksul tekkivate kogemuste põhjal protokolle aja jooksul kohandada ja / või muuta, et täiustada ja integreerida uusi protseduure.