Projekti ulatus on projekti lõpetamiseks vajalike protsesside kogum. Selles mõttes sellised protsessid nagu selle kujundamine, teostamine ja kontroll. Ulatuse määravad kindlaks projekti huvigrupid.
Kui organisatsioon mõtleb projektile, peab ta tegema mõned eelhindamised. See kehtib projekti rahalise hindamise, õiguslike, keskkonnaalaste, sotsiaalsete, majanduslike hinnangute jms kohta. Kuni lõpuks, olles saanud kirjeldatud kirjeldustes soodsad tulemused, otsustatakse projekt alustada.
Kuid lisaks evolutsioonile tähendab projekti alustamine ka selle määratlemist, milline on projekti toimimisraadius, samuti kõik, mis on selle elluviimiseks vajalik. Sel põhjusel on oluline teada selle ulatust ja eelnevalt määratleda.
Eesmärkide ulatus
Projekt võib olla meetod probleemi lahendamiseks, organisatsiooni olukorra parandamiseks kuni investeeringuni millessegi, mis tulevikus toob kasu. Kuid on oluline teada, et projekt ei lahenda organisatsiooni kõiki aspekte, vaid ainult neid, millega selle eesmärgid on seotud.
Näiteks kui ettevõte otsustab ehitada uue lao varude hoidmiseks, lahendab see projekt ruumi, varude mahtu, tootmist (kuna rohkem ruumi ladumiseks võib see toota veidi rohkem) ja kiiremat jaotust.
Selle põhjuseks on suurem laovaru, mis võimaldab tooteid sagedamini välja saata. See projekt ei pea siiski mõjutama valmistatud toodete kvaliteeti, kuna selle eesmärgid on seotud varude, ruumi ja ladustamisega. Kuid mitte eelmises tootmisahelas.
Sidusrühmade ulatus
Projekti ulatus on protsess, mis kavandatakse koos projektist huvitatud inimestega kas seetõttu, et nad selles otseselt osalevad (insenerid, raamatupidajad, juhendajad ja juhid) või seetõttu, et nad rahastavad seda projekti.
Sidusrühmade ulatuse määratlemine on oluline, kuna see määratleb, kuidas ja millal nad projektis osalevad.
- Insenerid projekteerimise ja järelevalve etapis.
- Raamatupidajad täitmise ajal kulude kontrollimiseks;
- Juhendajad ülesande täitmise etapis
- Ja investorid enne, ajal ja pärast, kuid ainult aruandluse eesmärgil.
See võimaldab projektil mitte sekkuda ülemäära isikliku tunnustusega, jättes iga osaleja osalema neile vastaval viisil.
Tegevuste ulatus
Projekti tegevused, alates selle kavandamisest, kujundamisest, teostamise etapist kuni lõpetamisfaasini, tuleb määratleda loendist ja järgnevast programmeerimisest koos nende vastavate juhtide, vajalike finants- ja tegevusressurssidega. Selles mõttes saab iga etapi paremaks jälgimiseks kasutada Gantti diagrammi või projektijuhtimise tarkvara tööriistu.
Tegevuste ulatus võimaldab omakorda piiritleda projekti teostamise aega, vajalikke inimesi ning rahalisi ja mitterahalisi ressursse.
Kas projekti ulatust saab muuta?
Muidugi jah. Ja on väga tõenäoline, et projekt vajab selle ulatuse muutmist, kuna täiesti enesekehtestava lähtejoone kehtestamine on väga keeruline, sest tegevused ja ressursid on kavandatud teadmata võimalikke juhtumeid.
Selles mõttes on oluline, et kõik huvitatud isikud osaleksid uuesti projekti ulatuse muutmises, et anda oma nõusolek ja olla teadlik uutest programmidest ja kohandustest.
Kuid see ei ole hea märk projekti ulatuse liiga palju muutmist, kuna see näitab, et oli palju aspekte, mida ei ennustatud. Seetõttu on see tehnilise planeerimise suutmatuse põhjus.
Selles mõttes on soovitatav, et projekti ulatuse uurimisel, kui huvitatud osapooltel pole selle määratlemiseks piisavalt kogemusi, kaasataks oma hinnang ja soovitused selle valdkonna või sarnaste projektide eksperdile. Ka nii saame minimeerida riske, mis kaasnevad projekti pideva muutmisega. Noh, kui jah, siis kulutaksime sellega rohkem ressursse, samal ajal pikeneks nende täitmise ja hüvitiste saamise aeg.
Kohustused projekti ulatuses
Juhtimiskontrolli põhimõte on luua inimesed, kes vastutavad iga strateegilise liini eest. Seega on projektijuhtimises oluline teada, kes vastutab iga etapi eest. Nii saab projektijuhtimise järelmeetmeteks aruandeid paluda. Lisaks saame teada, kas see viiakse projekti tsükli käiguga õigesti läbi.
Vastutavad on need, kes saavad hoiatada, kui on vaja aja pikendamist, ressursside või inimeste suurendamist.
Lühidalt öeldes on projekti ulatus esialgne aja, ressursside, inimeste, eesmärkide ja projekti oodatavate tulemuste struktuur, mis töötatakse välja osalevate ja / või sellest kasu saavate inimeste rühmaga.
Kuigi projekti ulatus võib muutuda, on soovitatav seda planeerida paindlikult ning realistlikult vaadates selle teostamist ja tulemusi. Selle eesmärk ei ole valmistada pettumusi, mida ei ole ette nähtud piisava tehnilise rangusega.