Haldusprotsess on etappide kogum (planeerimine, korraldamine, juhtimine ja kontroll), mille eesmärk on saavutada ettevõtte või organisatsiooni eesmärgid võimalikult tõhusal viisil.
Veelgi lihtsamalt öeldes koosneb haldusprotsess reast etappidest, mis aitavad meil kavandatud eesmärke saavutada. Haldusprotsess on pidev. See ei tähenda iga etapi läbimist ja kõik lõpeb sellega. Kui üks tsükkel lõpeb, liigub see järgmisele. Seda kasutatakse tavaliselt ettevõtte üldise eesmärgi, konkreetsete eesmärkide saavutamiseks või isegi väiksemate projektide jaoks.
Henri Fayol oli haldusprotsessi looja. Sellest tulenevad neli etappi, mis moodustavad haldusprotsessi:
- Planeerima.
- Korrastage.
- Plii.
- Kontroll.
Fayoli jaoks olid need neli etappi hea juhtimisjuhtimise jaoks hädavajalikud. Iga juhtkond peab neid valdama ja neid iga projekti puhul arvestama. Kuid Fayol ei olnud oma ideedes kunagi äärmuslik ja tema loomingust võite lugeda, kuidas ta jättis ruumi paindlikkusele ja kohanemisele. Nii on klassikalise asjaajamise teooria järgijad haldusprotsessi lõpule viinud, täiustanud ja kohandanud vastavalt erinevat tüüpi ettevõtetele, mis on sündinud viimastel aastakümnetel.
Ettevõtte eesmärgidHaldusprotsessi päritolu
Võlgneme haldusprotsessi päritolu Henry Fayolile. Umbes 1916. aastal, pärast 50 aastat kaevandusettevõtte juhina, avaldas Fayol oma raamatu "Administration Industrielle et Générale". Hispaania keeles oleks see midagi sarnast «tööstus- ja üldhaldusele».
Selles raamatus töötas ta välja oma kogemuste põhjal kogu oma teooria. Fayol tõi oma töös esile juhtimise erinevad tasemed, haldusfunktsioonid ja loetelu põhimõtetest, mida õigesti juhtida.
Siiski väärib mainimist, et kogu tema tööst on kõige tunnustatumad tema põhimõtted. Täpsemalt 14 nõuetekohase manustamise põhimõtet.
Haldusprotsessi tunnused
Haldusprotsessil on palju omadusi ja eripära sõltuvalt seda arendavast ettevõttest, mainime kõige tavalisemaid:
- See koosneb neljast omavahel seotud etapist.
- See peab hõlmama kõiki sellega saavutatavaid eesmärke.
- Kõiki neid töötajaid, kes selles protsessis osalevad, tuleb sellest teavitada.
- Selle eesmärk on luua tegevuskava kõigi haldusprotsessis sisalduvate toimingute võimalikult optimeerimiseks.
- Seda saab kasutada iga ettevõte, sõltumata selle omadustest.
- See viiakse läbi eelnevalt kindlaksmääratud ajahorisondiga. Nii pakub see teatud paindlikkust, et seda olukorraga kohandada.
Haldusprotsessi etapid
Definitsioonis oleme öelnud, et haldusprotsess koosneb mitmest etapist: planeerimine, korraldus, juhtimine ja kontroll. Selles osas arendame ja selgitame neid. Muidugi on kõigepealt mugav teada, kuidas need kaks faasi on eraldatud:
- Mehaaniline faas: Mehaaniline faas koosneb planeerimisest ja korraldamisest. Võiksime öelda, et see on protsessi staatiline osa.
- Dünaamiline faas: Dünaamiline faas koosneb omakorda suunast ja juhtimisest. Selles mõttes viitab sõna dünaamika liikumisele.
See tähendab, et kui oleme planeerinud ja korraldanud, peame hukkama ja tööle asuma.
Igal juhul on mehaanilisest ja dünaamilisest eristamisest olulisem teada selle eri etappe:
- Planeerimine: Proovige ajastada tehtavad ülesanded ja lahendage asjakohased küsimused, mis hiljem täidetakse.
- Organisatsioon: Idee on näha, kes vastutab iga ülesande eest, millises järjekorras ja millise ülesehituse saab projekt selle teostamisel.
- Suund: Juhtkond ei vastuta üksnes saatmise eest, vaid ka eesmärkide saavutamisel tekkivate konfliktide abistamise, toetamise ja sekkumise eest.
- Kontroll: Juhtimine põhineb usaldusväärsete mõõdikute jälgimisel, mis võimaldavad teil jälgida suurimate eesmärkide saavutamist.
Vaadake üksikasjalikult haldusprotsessi etappe
Haldusprotsessi tähtsus
Haldusprotsessil on ettevõtte juhtimisel oluline roll. See eeldab tegevuskava, mida teatud perioodil tuleb järgida, et saavutada juhtkonna seatud eesmärgid.
Nii võimaldab kõigi haldusprotsessis kehtestatud etappide järgimine organisatsioonil kavandatavate eesmärkide saavutamisel oma efektiivsuse taset tõsta. See protsess tähendab tarbitud ressursside arvu vähenemist. Sel põhjusel võib neid salvestatud ressursse kasutada muude ettevõttele kasulike toimingute jaoks.
Haldusprotsessis esile tõstetavate eeliste hulgas tõstame esile järgmist:
- See võimaldab ettevõttel kogu aeg tulevikku planeerida.
- Täpsustatakse tegevused, mis tuleb läbi viia igas võimalikus stsenaariumis.
- See kehtestab selgelt eesmärgid, mis teatud ettevõttel on lühikese, keskmise ja / või pika aja jooksul.
- Ressursse optimeeritakse maksimaalselt
- Vältige üleliigseid kulutusi, mida varem ei mõeldud.
- See võib suurendada tootlikkust, kuna see parandab meeskonnaliikmete vahelist koordineerimist.
Lõpuks tuleb märkida, et täiuslikult kavandatud haldusprotsess hoiab ära juhtide skeemide rikkumise. Sellest tulenevalt väheneb improviseeritud meetmete arv, mis võib viia ettevõtte tegevust kahjustavate otsuste tegemiseni.
Haldusprotsessi näide
Oletame näiteks, et oleme mägironijad. Meie eesmärk on jõuda maailma viie kõrgeima mäe tippu. Eesmärk on selge, kuid vajame oma eesmärkide võimalikult ohutuks saavutamiseks protsessi. See tähendab, et meie tervist ei seata ohtu.
Seetõttu vajame oma lõppeesmärgi saavutamiseks protsessi: viie tippu jõudmist. Kuigi iga tipp on erinev, järgime omakorda tippude saavutamiseks rida etappe (vahe-eesmärgid). Nimetame seda eesmärkide saavutamisel tavalist etappide jada haldusprotsessiks.
Selles mõttes peab iga ettevõte või organisatsioon, kes kavatseb eesmärke saavutada, rakendama haldusprotsessi. Ilma haldusprotsessita on kavandatud eesmärkide saavutamine väga keeruline. Peaaegu võimatu. Kas kujutate ette, et ronite Everestile ilma midagi planeerimata, ilma et oleksite treeninud ja kõik oleks kontrolli alt väljas? Sama juhtub ka äris.