Kulude vähendamine on iga ettevõtte DNA-sse sisse ehitatud tava. Täna peame võitlema, et olla üha konkurentsivõimelisem. Protsesside kergendamine, kihlveod innovatsioonile, ressursside optimeerimine ja IKT (info- ja sidetehnoloogia) kasutamine on mõned põhipunktid, mis moodustavad ettevõtja käsiraamatu indeksi.
IKT üks rakendusi ärimaailmas on dokumendihaldus, mis vähendab kulusid ja aega.
Ettevõte tegeleb suure hulga dokumentidega, mis edastatakse ühelt osakonnalt teisele vastavalt vajadusele või vajadusel salvestatakse, et vajadusel neid päästa. Seetõttu on sortimisjärjestuse olemasolu ülioluline. Neid dokumente koguneb üha enam, hõivates ruumi ja muutes arhiivitoimingud elementaarseks ülesandeks. Liiga palju paberit, mida oleks võimalik arvuti abil vähendada, tuues kasu keskkonnale ja ettevõttele endale.
Lahendus tuleb IKT käest, arendame ja arvutime ettevõtte pabereid. Hea dokumendihaldus säästab lisaks teabe edastamise ja kasutamise hõlbustamisele ka nende säilitamise kulusid ja riske.
Vaatame lähemalt, millest see dokumendihaldus koosneb.
Dokumendihaldus seisneb ettevõtte dokumentidega seotud ülesannete allhankes. Nende eest vastutab dokumendihaldusele spetsialiseerunud ettevõte.
Milliseid teenuseid pakub dokumendihaldusega tegelev ettevõte?
Esiteks vabastage riiulipind. Hoidke oma ladudes kõiki neid dokumente, mida pole igapäevaselt vaja, kuid mida tuleb hoida. Et ühel päeval on teil neid vaja, saate neid probleemideta. Need on klassifitseeritud nii, et vajaduse korral on need hõlpsasti leitavad.
Teine eelis on teie loodud dokumentide digiteerimine ja nende sisestamine spetsialiseerunud ettevõtte andmebaasi, kust saate faile igal ajal ja väga hõlpsalt (erinevate valdkondade kaupa klassifitseerida) igast volitatud terminalist ja töötada neid kiiremini.
Teine teenus, mida dokumendihaldusettevõtted pakuvad, on dokumentide turvaline hävitamine, mida enam ei vajata. See võib tunduda lihtne ülesanne, kuid kui ruumi vabastate, vähendate kulusid ja see on see kõik.
Lühidalt, dokumendihalduse vaguniga liitumine panustab protsesside sujuvamaks muutmisele. Tänapäeval muutub see üha olulisemaks, sest ettevõtted mõistavad, et karmis konkurentsis püsimiseks ei pea nad mitte ainult lõpptoodangu või -teenuse osas uuendusi tegema, vaid on ka tõhusamad.