Võlakiri on dokument või raamatupidamise kviitung, mille abil teavitatakse klienti tema kontol oleva rahalise väärtuse tasumisest.
Ettevõtted ei tohiks kunagi oma klientide kontodelt ühepoolselt tasu nõuda. Seetõttu teavitatakse klienti võlateate abil, et ettevõte maksab teatud kontot, tasu või maksab täiendava summa esialgsele väärtusele. Teisisõnu annab võlateade pärast kliendi teavitamist ettevõttele õigust tõsta dokumendi algväärtust.
Võlakirja ja kreeditarve vahel on põhimõtteline erinevus. Võlakirja abil muudetakse või restruktureeritakse dokumendi summat väljaandva ettevõtte kasuks. Samal ajal muudab või muudab kreeditarve summat kliendi kasuks.
Põhjendused, mis põhjustavad või põhjustavad võlateate väljaandmist
Põhjused või asjaolud, mille alusel võlateatega kliendile teatatakse, on järgmised:
- Arve väljastamisel tehtud vigade või vigade tõttu. See võib olla tingitud kauba hinna või koguse olukorrast. Põhimõtteliselt seetõttu, et arvele on võetud väiksem summa.
- Tekkinud intressi jaoks. Selle põhjuseks võivad olla maksmata summad, kaubavedu jne.
- Komisjonitasude kogumiseks.
- Postikulu.
Võlakirja tüüpiline näide
Selle olulise kviitungi formaat erinevates ettevõtetes on väga erinev. Need kõik sisaldavad aga kogumit teavet, mis on vajalik raamatupidamisprotsessi jaoks. Tavaliselt on sellel dokumendil järgmine vorming:
Nagu näeme, hõlmab võlateate loomine mõne põhielemendi lisamist. Näiteks algsumma, lisatasu, mis võetakse, lõplik summa, mida võetakse, dokumendi number, mille alusel tasud esitatakse jne.