Haldusabilise ülesanded on need, mis tulenevad kontoris tehtavast haldustööst. Need ulatuvad klienditeenindusest ettevõtte dokumentide haldamiseni.
Haldusassistendi tööl on mitu ülesannet ja see on ettevõtte igapäevase tegevuse aluseks administratiivsest vaatenurgast.
Ehkki enamasti on see ametikoht ettevõtte struktuuris madalaima auastme ja palgaga, täidab seda tüüpi ettevõte ettevõtte käigus palju ja mitmekesiseid põhifunktsioone.
Töö tegemiseks peavad assistendil olema tõestatavad teadmised ja oskused kontori elementide kohta.
Eriti oluline on ärikonstruktsioonide hulgas laiendatud kontoritarkvara põhitarkvara ning muude teatud sektorite (graafiline disain, vektor, programmeerimine, kindlustusmatemaatika …
Lisaks on sellel profiilil tavaliselt vaja käsitleda arvutiseadmeid või varasid, mis on laialt levinud igasugustes kontorites. Selle näiteks on arvutid, koopiamasinad ja muud dokumenditöötlus- ja arhiveerimisseadmed.
Haldusabilise funktsioonid
Haldusabiline täidab ettevõtte igapäevases töös suurt hulka ülesandeid. Kõiki neid saab liigitada järgmiselt ja need nõuavad rea kompetentse:
- Näost näkku klienditeenindus: Assistent on esimene avalikkusele kättesaadav inimene ja toimib iga ettevõtte rajatiste klientide filtrina.
- Side haldamine: See spetsialist peaks korraldama telefoni ja e-posti kontakte. Samuti on tavaline, et koordineerite sotsiaalvõrgustikke või veebielemente nende funktsioonide jaoks spetsiaalsete spetsialistide puudumisel.
- Dokumentide vastuvõtmine, haldamine ja saatmine: On tavaline, et haldusabilised tegutsevad pagasi- ja dokumendihaldurina, jagades neid eri osakondades.
- Igapäevased juhtimisülesanded: Väga sageli täidavad need töötajad elementaarseid kontoritöö automatiseerimise ülesandeid, näiteks erinevat tüüpi sisu loomine ja personali tegevuskava ettevalmistamine. Kõige silmapaistvamad on arvelduse, raamatupidamise või dokumendi- ja failihalduse valdkonnad.
- Suhted kolmandate isikutega: Ettevõtted peavad looma suhtluse teistega, näiteks tarnijate või avaliku sektori asutustega. Sageli vastutab selle infovoo sujuvana hoidmise eest administraator.
- Toetus kõrgematele töötajatele või juhendajatele: Nagu eelmises punktis, täidavad paljud abilised halduslikult ettevõtte teisi valdkondi toetavaid ülesandeid.
Haldusabilise ametikoht
Seda tüüpi spetsialiste võib leida igat tüüpi ettevõtetes, olenemata nende suurusest ja majandussektorist, kus nad osalevad.
Samal ajal on see olemas nii era- kui ka riiklikes ettevõtetes, kellel on juurdepääs opositsiooni kaudu.
Tänu uute digitaalsete keskkondade väljatöötamisele ja uute telekommunikatsioonide esilekerkimisele on haldusassistendi ametiprofiil omandanud uued funktsioonid, mida täita.
See on mõjutanud koolituse vajadust selle ametikoha täitmiseks ettevõttes. Tavaliselt reguleeritakse seda ettevalmistust erialastel koolituskursustel, mis on suunatud ettevõtte halduse või rahanduse tundmisele.