Projekti korraldamine on see tegevus, mis võimaldab läbi viia ettevõtte inimressursside rühmitamise kõige sobivamates ülesannetes. Seda kõike ühise eesmärgi saavutamiseks.
Projekti korraldamine seisneb seega inimeste organiseerimises, nende määramises teatud projektidesse vastavalt nende omadustele.
Tavaliselt täidab selle ülesande projektijuht. Samamoodi peate tõhusalt ja tõhusalt haldama vajalikke ressursse. Nii on juhtimine ja organisatsioon tihedalt seotud.
Projekti korraldamise tähtsus
Projekti tõhusaks juhtimiseks peab see olema korralikult korraldatud. See, mis tundub lihtne, on ettevõtetes tavaline probleem. Kui me ei tea täpselt, mida me tahame ja kuidas selle saamiseks ressursse kasutame, on organisatsioon ebaõnnestunud. Siit ka hea organisatsiooni tähtsus.
Eeltoodud põhjustel peab projektijuhtide koolitus sisaldama seda aspekti. On oluline õpetada, kuidas neid korraldada, et oleks võimalik neid hiljem suunata. Üks viis iga ülesande erinevate ressursside korrektseks jaotamiseks on hea organisatsiooniplaan. Järgmises osas näeme, millest see koosneb.
Plaan projekti korraldamisel
Juhtimiskava keskendub kõikidele ettevõtte poolt läbiviidavatele tegevustele, kuid organisatsiooniline plaan teeb seda eelkõige inimfaktorile. Sest peamine on panna iga inimene kõige sobivamasse ülesandesse. Seetõttu on soovitatav järgida järgmisi samme:
- Esiteks peab meil olema selge, kes meil on: Peate inventeerima inimressursid koos nende tugevate ja nõrkade külgedega. Sest me peame teadma, milles kumbki on hea, et määrata neile kõige sobivam positsioon.
- Teiselt poolt peate sama tegema ka ülesannetega: Projekt tuleb jagada väikseimateks osadeks. See nõuab ülejäänud kaasatud töötajate heakskiitu. Kui need on olemas, saame luua topeltkirje tabeli mõlema muutujaga.
- Kolmandaks tuleb igale inimesele määrata oma ülesanne: Selleks peame teadma, kes on iga tegevuse jaoks kõige sobivam. Siin peate arvestama oma akadeemilise tausta, töökogemuse ja loomulikult isikliku motivatsiooniga tööl. Siinkohal saab kasutada ülesande määramise tehnikat, näiteks ungari meetodit.
- Lõpuks on vaja kindlaks määrata lõpptähtajad, võimalike viivituste hüvitised ja sobiv kontrollivorm.Seega võib iga ülesande täitmise järel näha, kas kavandatust kõrvalekaldeid oli. Nagu näeme allpool, on selles etapis hädavajalik organisatsiooniskeem.
Organisatsiooniskeem projekti korraldamisel
Mis on organisatsiooni skeem? Organisatsiooniskeem on graafik, mis võimaldab teil jälgida ettevõtte struktuuri ja teada, kes on kes. Projektijuhil peab olema põhjalik arusaam olemasolevatest töötajatest, tema eesmärk on osata nii ülesandeid kui ka nende eest vastutajaid nii korraldada kui ka korralikult teha.
Selles mõttes on meil vertikaalsed, hierarhilised või lineaarsed organisatsiooniskeemid, kui autoriteet on selge ja otsuste tegemine tsentraliseeritud. Teisest küljest on meil hägustatud autoriteediga ettevõtetes horisontaalsed või ümmargused. Samuti on meil muid tüüpe, näiteks analüütiline, mis võimaldab meil teada protsesse või maatriksit, mis on kasulik organisatsiooni struktureerimiseks protsesside või projektide järgi.
Näide projekti korraldamisest
Kujutame ette, et tahame projekti läbi viia. Projekt põhineb ettevõtte loomisel ja asutamisel. Näiteks arvutitehnika konsultatsioonifirma.
Esiteks kohtub direktor projekti edendavate partneritega.
- Ühelt poolt valmistavad nad koos ette saavutatavad eesmärgid ja vajalikud ülesanded. Kõik see peaks olema kirjalik ja võimalikult üksikasjalik. Huvitav tehnika on nn "ajurünnak", mis seisneb kõigi pähe tulnud ideede ütlemises ja seejärel filtreerimises.
- Pärast seda peate teadma, kes meil on, peale promootorite meeskonna. Esiteks ülesanded, mida nad täidavad, ja teiseks töötajad, kelle palkame. Samuti peate teadma, millist tüüpi lepinguid pakume ja millist tasu saada.
- Järgmises etapis on aeg ülesanded laiali jagada ja sellest võib abi olla eespool mainitud ungari meetodil. Arvutiteenused vajavad protsessi alates kujundamisest kuni programmeerimiseni ja lõpptulemust. Seetõttu on kasulikuks vahendiks PERT-diagrammid, mis võimaldavad leida iga protsessi kriitilised teed.
- Lõpuks peate välja töötama projekti korraldamise kava. See seisneb kõigi eelnevate kirjalikus vormistamises. Lisaks kehtestame tagasiside abil kontrollimise viisi ja kuidas kõrvalekaldeid parandame. Seda kõike, unustamata ettenägematute sündmuste korral piisavat varuplaani.