Ostutellimus, mida nimetatakse ka ostutellimuseks, on dokument, mille abil ostja müüjalt kaupa nõuab.
Sel moel dokumenteerime oma toote vajadused. Tavaline on see dokument saata tarnijale, et ta saaks nimetatud tellimuse esitada. Võimalus seda teha füüsiliselt või virtuaalselt (e-post või veebisait). Eesmärk on osata hiljem saatekirja selle tellimusega vastandada ja märkida võimalikud vahejuhtumid, samuti peavad need olema kirjalikult nimetatud tellimuse tingimused.
Protsess ostutellimuses
Kõigepealt peate välja selgitama meie vajadused. Kui sobiv tarnija on valitud, väljastatakse tellimuse tellimus. Müüja saab originaali ja ostja hoiab koopiat. Müüja toimetab tellimuse kätte ja lisab sellele kontrollitud saatelehe. Kui midagi on tarnimata, jääb see pooleli.
See dokument on kasulik mõlemale poolele. Ostja saab kontrollida kulu liiki või suurust ning teha maksete prognoosi. Müüja saab korraldada oma erinevaid tellimusi ja koostada tasude prognoosi. Mõlemal juhul on abiks haldusprogrammid ja isegi arvutustabel. Teisalt seondub see juriidilistel eesmärkidel pärast heakskiitmist mõlemad pooled kokkulepitud vahetuses.
Dokumendi sisu
Tavaliselt on need saatelehel nõutavad samad andmed, ainult et kirjaplangil kuvatakse väljend "Tellimuse tellimus" või muu sarnane. Me kirjeldame neid allpool:
- Ostja ja müüja andmed. Iga riigi maksunumber on väga oluline. Samuti maksuaadress.
- Korralduse väljaandmise kuupäev ja koht. Esimene on hädavajalik, eriti selleks, et kontrollida meie tarnijal selle tarnimiseks kuluvat aega. Nii saame vältida varude purunemist.
- Toote nimi ja viide. Lisatud on ka tellitud kogus, hind ja võimalikud allahindlused, kampaaniad või boonused.
- Valitud makseviis, samuti vajaduse korral makstavad tingimused ja summad. See punkt on oluline riigikassa nõuetekohaseks haldamiseks.
- Kogumaksumus, võimalikud transpordi-, kindlustus- või sarnased kulud ning kui oluline osa on volitatud allkiri.
- Kättetoimetamise kuupäev ja viis. Sel hetkel saadetakse tarnimisel kliendile allkirjastamiseks saateleht, mis on tavaliselt tellimuse juurde lisatud. Samuti tuleb märkida võimalikud vahejuhtumid või see, mida pole esitatud.
Tõsi on see, et need ranged nõuded on mõnikord leevendatud, sõltuvalt kaubandus- ja usaldussuhtest. Paljudel juhtudel tehakse tellimusi suuliselt või telefoni teel. Seda saab taotleda isegi e-posti teel, kuid ilma tellimisdokumendita. Sellegipoolest on mugav neid tellimusi alati kontrollida.
Tellimusdokumendi näide
Vaatame näidet selle kohta, mis võiks olla tellimuse dokument. Selles näeme kõiki vajalikke andmeid ning võimalikke allahindlusi ja kulutusi, mis on seotud nimetatud kaupade tarnimisega. Samuti ruumi, mis on ette nähtud juhtumite jaoks ja kauba vastuvõtnud isiku allkirja jaoks.
Märkus. Ülaltoodud andmed on väljamõeldud andmed.