Protsessianalüüs on metoodika, mis kirjeldab protsessi moodustavaid erinevaid etappe.
Oluline on märkida, et protsessi iga etapi analüüsimine on hädavajalik, sest mõned neist annavad lisaväärtust ja teised ainult jäätmeid. Analüüs võimaldab tuvastada need sammud, mis on ettevõtte tegevuse jaoks negatiivsed. Protsessianalüüsi tegemisel soovitakse vähendada või kõrvaldada jäätmeid tekitavaid etappe.
Teisalt aitab protsesside toimimise tundmine ja mõistmine ettevõtte konkurentsivõimet parandada ja tagada. Seda seetõttu, et see võimaldab üldiselt uurida protsesside toimimist ja saada isegi arvandmeid. Need andmed näitavad protsessi jaoks vajaliku aja, jäätmete hulga, sellega seotud inimeste arvu ja vajalike kulude näitajaid.
Lõppkokkuvõttes soovitakse protsessianalüüsi tegemisel eraldada protsesside moodustavad etapid. Seejärel uurige iga sammu eraldi, et lõpuks kindlaks teha, kas see töötab korralikult, või kui mitte, siis otsige võimalusi nende parandamiseks.
Olulised mõisted protsessianalüüsis
Esiteks on protsessianalüüsi paremaks mõistmiseks kõige olulisemad mõisted:
Mis on protsess?
Protsess on sammude või tegevuste kogum, mis on seotud kindla tulemuse saavutamise eesmärgiga. Iga protsess hõlmab rida sisendeid, mis teisendatakse väljundite saamiseks. Väljundid vastavad lõpptulemusele või oodatavale tulemusele.
Mis on analüüs?
Nüüd on analüüs meetod, mis seisneb terviku või üksuse moodustavate komponentide tuvastamises. Seejärel jätkame iga komponendi eraldamist. Iga komponenti tuleb üksikasjalikult uurida, et teada saada selle omadusi, olemust ja toimimist.
Protsessianalüüsi väljatöötamise sammud
Peamised sammud protsessianalüüsi tegemiseks on järgmised:
1. Protsesside kindlakstegemine
Protsessianalüüsi tegemise alustamiseks peate kõigepealt tuvastama probleemid põhjustavad protsessid. Seda nende parandamiseks. Parandada tuleb protsesse, mis ei vasta püstitatud eesmärkidele.
2. Määrake töörühm
Pärast täiustatavate protsesside kindlakstegemist on järgmine samm määrata rühm inimesi, kes peaksid need üle vaatama ja analüüsima. Kõige sobivam on valida need inimesed, kes teavad protsessidest või on nendega seotud.
Töörühm peab koosnema:
- Inimene, kes võtab endale meeskonnavanema rolli.
- Ettevõtte tegevjuht, kellel on otsustusvõime.
- Protsessiga kursis olev töötajate rühm.
- Teiste osakondade töötajad, kes soovivad parandusi tähelepanelikult jälgida.
3. Koostage protsessiskeem
Järgmisena koostatakse protsessiskeem. Selle skeemi abil on lihtne täiustatavat protsessi graafiliselt visualiseerida. Diagramm võimaldab teil protsessist lihtsal viisil aru saada ja vastutada iga meeskonnaliikme eest vastutavate ülesannete eest. Selles etapis on mugav määratleda protsessi analüüsi algus- ja lõppkuupäev.
4. Tea protsessi praegust olukorda
See samm võimaldab teil teada saada, kuidas protsess areneb. Seejärel tuleb otsida selle rakendamiseks optimaalne viis, et saada paremaid tulemusi. Protsessi parendamise saavutamiseks on oluline teada kaasatud töötajate arvamusi. Samuti on vaja üle vaadata protsessi efektiivsuse arvandmed, mis on protsessi lõppeesmärk ja takistused, mis võivad seda mõjutada.
5. Määrake paremuse aspektid
Pärast protsessi praeguse toimimise tundmist on oluline kindlaks teha, milliseid aspekte tuleb parandada. Parandatavad aspektid peavad olema korrelatsioonis protsessi eeldatavate eesmärkidega.
6. Uuendage täiustatud protsess
Lõpuks, pärast kõigi eelmiste toimingute tegemist, kujundatakse uus täiustatud protsess ümber. Selle ümberkujundamise saab teha kogu teabega, mis on saadud kogu eelnimetatud etapi jooksul. Uue protsessi ümberkujundamine peaks olema suunatud eesmärkide saavutamisele. Kui oodatud eesmärgid saavutatakse, on analüüs edukas ja ettevõte töötab tõhusamalt.
Protsessianalüüsi tegemise eelised
Kahtlemata pole protsessianalüüsi läbiviimise eesmärk mitte ainult andmete ja teabe kogumine. Oluline on see, et saadud andmeid ja teavet saab kasutada protsessides vastavate ja vajalike täiustuste tegemiseks. Vastasel juhul raiskaksite ainult aega, vaeva ja ressursse.
Selle metoodika kasutamisel saavutatavad eelised on järgmised:
- Parandage protsesside kvaliteeti.
- Suurendage ettevõtte efektiivsust.
- Vähendage rakendatud protsesside kulusid.
- Lihtsustage tööd ja tegevusi.
- Muuda töö üldiselt tõhusamaks ja ohutumaks.
Protsessi analüüsi tüübid
Protsessi analüüsi kaks kõige olulisemat tüüpi on:
- Protsessiülesande analüüs: Protsessiülesannete analüüsimisel on põhitähelepanu suunatud tegevustele ja ülesannetele, mida inimesed täidavad. Seetõttu on selles analüüsis kõige olulisem inimesed või see, mida nad teevad.
- Protsessitoodete analüüs: Tooteanalüüs keskendub sellele, mida saab objektiga teha. Kõige tähtsam on objekt või see, mida sellega teha saab.
Muidugi leiate analüüsist kogu protsessi sammude järjekorra. Neid samme ja neile vastavat järjekorda saab graafiliselt kujutada konkreetse sümboloogia abil.
Tööleht protsesside analüüsimiseks
Üldiselt saate protsessianalüüsi tegemiseks kasutada lihtsat lehte, millel peavad olema järgmised veerud:
- Number: Siin märgitakse protsessi igale etapile vastav arv vastavalt vajalikule järjekorrale.
- Sammud: Sammude veergu kasutatakse protsessis järgitavate sammude registreerimiseks ja kirjeldamiseks.
- Vool: Protsessi voo visualiseerimiseks kasutatav sümboolika asetatakse voo veergu.
- Ilm: Iga sammu soorituse registreerimiseks kasutatakse selles veerus sobivat ajaühikut.
- Graafilised sümbolid: Selles jaotises on protsessi iga etapi õige järjekord tähistatud sümbolitega.
Protsessianalüüsi tööleht esitatakse järgmiselt:
Lõpetuseks ütleme, et protsessianalüüs on iga ettevõtte jaoks väga kasulik metoodika, kuna piisava protsessianalüüsi läbiviimisel on väga lihtne tuvastada ja hinnata kõiki samme, mida praegustes protsessides tuleb parandada mingi Probleemi tüüp. Lisaks aitab see teha otsuseid protsesside ümberkujundamise rakendamiseks, mida tuleb eesmärkide saavutamiseks täiustada.