Tegevusprotsess on rea tegevuste sisend, mis on vastastikku seotud lõpptulemuse saamiseks.
Esiteks on operatsiooniprotsessid tuntud kui ettevõttesisesed võtmeprotsessid. Neid peetakse võtmeprotsessideks, kuna need mõjutavad otseselt klientide rahulolu või rahulolematust.
Lisaks moodustavad tööprotsessid ettevõtte väärtusahela. Kõik need protsessid kulutavad ressursse ning koos nendega moodustuvad kaubad ja teenused, mis on suunatud klientidele nende vajaduste rahuldamiseks. Neid protsesse hindavad aktsionärid ja kliendid.
Miks peetakse neid võtmeprotsessideks?
Muidugi peetakse ettevõtte siseseid toimimisprotsesse võtmeprotsessideks, kuna need mõjutavad otseselt klientide rahulolu. Seetõttu võimaldavad need ettevõtetel suhelda oma tarbijate või klientidega.
Need annavad klientidele lisaväärtust. Järelikult sõltub selle õige rakendamine otseselt ettevõtte tulemuslikkusest ja kasumlikkusest.
Põhilised põhjused, miks need tööprotsessid on ettevõtte jaoks olulised, on:
- Need mõjutavad klientide rahulolu.
- Neist sõltub ettevõtte kasumlikkus ja edu.
- Need annavad klientidele lisaväärtust.
- Need toetavad muud tüüpi protsesse, mida ettevõttes rakendatakse.
Selle kõige jaoks on soovitatav, et kõik tööprotsessid oleksid hästi tuvastatud ja kontrollitud. Neid on mugav pidevalt täiendada, sest neist sõltub organisatsiooni nõuetekohane toimimine.
Operatsiooniprotsessid on kahtlemata iga organisatsiooni jaoks üliolulised. Need on aga iga ettevõtte jaoks erinevad ja olenevalt suurusest on mõnel neid rohkem ja teisel vähem. Operatsiooniprotsesse ei saa pidada millekski ainulaadseks või lõplikuks. Neid tuleks alati kohandada ja ajakohastada, et paremini vastata klientide nõudmistele.
Nagu me juba varem märkisime, kasutab iga ettevõte erinevaid tööprotsesse.
Näide tööprotsessidest
Esitame kaks näidet tööprotsessist. Esimene, toiduettevõtte jaoks. Teises kirjeldatakse protsessi, mille viib läbi arvutiettevõte.
Ettevõte, mis ostab ja müüb toitu
Rakendatavad tööprotsessid on järgmised:
1. Kliendi tellimuse taotlemise protsess
Analüüsige klientide vajadusi vastavalt müüdavatele toodetele.
2. Ostuprotsess
Selles protsessis ostetakse tooteid, mida kliendid soovivad ja mida ettevõttel pole müügil.
3. Tootmisprotsess
See protsess hõlmab kliendile tarnitavate tellimuste ettevalmistamist.
4. Kohaletoimetamise protsess
See on siis, kui klientide soovitud tellimused tarnitakse.
5. müügijärgne teenindusprotsess
Kahtlused, kaebused, pretensioonid või kliendi erimeelsused lahendatakse pärast toote kohaletoimetamist.
Ettevõte, mis pakub arvutiteenuseid
IT-teenuseid pakkuva ettevõtte puhul on selle tööprotsessid järgmised:
1. Kliendi tellimuste taotlemise protsess
Kliendi tehnoloogilisi vajadusi analüüsitakse rakenduse, funktsionaalsuse ja muude nõuetena.
2. Tootmisprotsess
Kujundatakse ja arendatakse vajalikke riist- ja tarkvararakendusi.
3. Toote kohaletoimetamise protsess
Arvutirakendus tarnitakse kliendile, selleks viiakse läbi installimine serverisse ja selle nõuetekohase toimimise tagavad testid.
4. Müügijärgne protsess
Käsitletakse kahtlusi, muresid ja vigu, mida rakendatud lahendus võib esile tuua. See teenus nõuab, et ettevõte pakuks kavandatud arvutiarendusele garantiid.
Olulised tööprotsessid iga ettevõtte jaoks
Tuleb märkida, et kuigi iga ettevõte rakendab erinevaid tööprotsesse, võime siiski mainida mõnda otsustavat:
1. Turundus ja müük
Esiteks on turundusprotsess seotud lõpptoote kujunduse, arendamise ja tarnimisega müügiosakonda. Toode peab olema valmistatud vastavalt tarbija vajadustele. Müügiprotsess vastutab üldiselt toote turustamise eest.
2. Tootearendus ja kohaletoimetamine
Teiseks leiame klientide soovitud kauba või teenuse väljatöötamise ja tarnimise. Protsess võib alata sisendite ja tooraine hankimisega. Jätkates tootmisprotsessi ja lõpetades toote üleandmisega kliendile. Kogu selle protsessi vältel tuleb arvestada klientide ootustega.
3. Arveldamis- ja sissenõudmisprotsess
Kolmandaks, kui ettevõte leiab oma toodetele ostjaid, algab arveldusprotsess. Eesmärk on koostada müüdud ja tarnitud toodete maksmiseks kohustusdokumendid. Piisav kontroll on mugav, nii et see protsess viiakse läbi kindlaksmääratud ajal ja viisil. Seda selleks, et säilitada ettevõtte piisav finantstulemus.
4. Klienditeenindus
Lõpuks võimaldab klienditeenindus lahendada kõiki küsimusi, muresid või probleeme, mida kliendid võivad esitada. Protsess peab ostjatele reageerima kiiresti ja tõhusalt, seetõttu tuleb säilitada asjakohane kontroll.
Operatsiooniprotsessi tunnused
Operatsiooniprotsessi peamised omadused on:
- Tööprotsessid muudavad kõik sisendid väljunditeks või lõpptoodanguks, kasutades ressursse.
- Protsessid on dünaamilised, nii et neid saaks muuta ja täiustada. Neid juhitakse ja hallatakse ka.
- Iga tööprotsess püüab saavutada lõpptulemust.
- Need keskenduvad klientide ja kõigi ettevõttega seotud sidusrühmade vajaduste rahuldamisele.
- Protsessi käigus teostatavaid ja seotud tegevusi saavad teha inimesed, kes kuuluvad ettevõtte erinevatesse osakondadesse. Kuid kõik tuleb teha ühiste eesmärkide saavutamiseks.
Operatiivsete protsesside rakendamise eelised
Peamised eelised, mida ettevõte saab oma tööprotsesse õigesti rakendades, on:
- Sellel õnnestub nappe ressursse tõhusamalt kasutada.
- Aitab muuta otsuste tegemise lihtsamaks,
- Parandamisprotsessis saab elimineerida tegevused, mis lisaväärtust ei loo.
- Need võimaldavad vähendada iga toimingu või tegevuse jaoks vajalikku aega.
- See suudab hoida rahulolevaid kliente.
Lõpuks võime järelduse teha, öeldes, et ettevõtete jaoks on ülitähtis oma tööprotsesside selge tuvastamine ja kontrollimine. Kuna need protsessid loovad väärtust ja mõjutavad lõpptulemust, milleks on kliendile tarnitud toode. Iga ettevõte rakendab oma tööprotsesse erinevalt, võttes arvesse ressursside kättesaadavust. Nii inimressursid, tehnoloogilised, majanduslikud kui ka materiaalsed ressursid.