Voodiagramm või vooskeem koosneb joonisest või graafikust, mis sümbolite abil kujutab protsesside rida või tegevuste rühma.
Seetõttu on vooskeemi peamine kasulikkus see, et see näitab lühidalt protsessi, mis võib olla keeruline.
Nii teab iga sellega seotud inimene oma tööd. Sellega on võimalik efektiivsust tõsta ja võimalikke vahejuhtumeid vähendada.
Voo diagrammi eelised
Seda tüüpi diagrammidel on mitmeid eeliseid, mis on järgmised:
- Esiteks lihtsus. Ühes pildis on meil piisavalt teavet, et teada saada, mida me peame tegema ja selle kohta otsuseid langetama.
- Teiseks võimaldab see meil teada neid punkte, kus probleem võib eksisteerida, ning saame vastavad tagantjärele teha ja neid rakendada.
- Kolmandaks hõlbustab see isiklikke suhteid osalevate inimeste vahel. Sel põhjusel on meeskonnatöös (ka virtuaalses) see äärmiselt kasulik. Igal osalisel on protsessis oma osa selge.
- Neljandaks ja viimaseks muudab selline protsesside esitamise viis ettevõttes rakendatud erinevate protokollide mõistmise lihtsaks.
Kuidas teha vooskeemi
Lihtsuse ja selguse otsimisel ei saa me liiga keeruliseks minna. Mõnikord leiame seda tüüpi skeeme, mis selgitamise asemel segadusse ajavad. Seetõttu on mugav arvestada mõningate põhisoovitustega:
- Planeerima. Kõik osa plaanist. Seetõttu peame protsessi pildi loomiseks olema selged sammude osas, mida kavatsetakse astuda. See peab olema võimalikult üksikasjalik ja parem, kui see on kirjutatud.
- Valige. Kui oleme selge, kuhu tahame minna, peame valima tee. Selleks otsustame, kuidas me seda esindame, milliste värvide, kujundite või kujundusega. Kuna see ei tohiks olla ainult lihtne, on oluline ka see, et see oleks silmale atraktiivne.
- Jookse. See samm on võib-olla kõige asjakohasem. Me peame selle looma ja tegema seda loogikaga. Näide, mida näeme lõpus, on lihtne juhtum, kuid tegelikud protsessid võivad olla väga keerulised.
- Kontrollige ja parandage. Nagu kõike elus, saab ka vooskeemi paremaks muuta. Seetõttu on enne ettevõttes avaldamist soovitatav ära kuulata teine ja kolmas arvamus. Peale selle tuleb pärast käivitamist kindlasti teha parandusi.
Vooskeemi näide
Kujutagem ette hooldusosakonda, kes koostab vooskeemi, et teada saada, mida teha elektrijuhtumi korral.
Ettevõttel on kaks ohutusetappi, mida tuleb rikete kõrvaldamiseks kontrollida. Muidugi on see lihtne näide, kuidas see toimib. Joonis oleks umbes selline:
Näeme, et vooskeemi eelised on selged. Sellest on lihtne aru saada, see võimaldab meil alati teada, kuidas käituda, ja kui lisame vastutajate nimed, siis ka seda, kes mida tegema peaks.