Tegevusaruanne või kokkuvõte on kirjalik või suuline dokument, mis kogub pikema aruande tipphetki. Tegevusaruande eesmärk on kokku võtta pikema aruande olulisemad aspektid, muutes projekti või ettevõtte juhtkonna jaoks selle lugemise lihtsamaks.
Tegevusaruanne on seega dokument, mis tavaliselt lisatakse pikemale aruandele. Asjaolu, et ta saab tegevjuhi nime, on tingitud asjaolust, et see aruanne on keskendunud ettevõtte või projekti suunale.
Tegevusaruanne sisaldab pikema aruande peamisi ideid, samuti soovitusi või tegevussuundi. Selle eesmärk on, et juhtkond saaks aruandest üldjoontes aru, ilma et peaks pikemat lugema.
Sel põhjusel nimetatakse tegevaruannet paljudel juhtudel ka “kokkuvõtteks”. See on lisatud pikimale dokumendile ja koopia edastatakse kõigile huvitatud isikutele.
Akadeemilises töös oleks kokkuvõte „abstraktne“.
Tegevusaruande struktuur
Iga aruanne peab järgima ülesehitust. Kuid selles struktuuris on erinevusi, kuivõrd aruanne käsitleb üht või teist küsimust.
Sel põhjusel on allpool esitatud üldine struktuur, mida seda tüüpi tõeline aruanne esitaks:
- Lühike sissejuhatus.
- Aruande tipphetked.
- Järeldused ja soovitused.
See aruanne edastatakse lisana ja koos põhiaruandega projektist huvitatud isikutele.
Tegevusaruande omadused
Seda tüüpi aruannete omaduste osas võiksime välja tuua järgmise:
- See on praktiline dokument.
- Kasutage selget ja objektiivset keelt.
- Tõstke esile aruande tipphetked.
- Võtke lühidalt kokku peamised ideed.
- Aruanne peab olema töökorras ja toimiv.
- Tavaliselt on need keskendunud ettevõtte juhtimisele.
- See ei tohiks ületada 2/3 lehekülge.
Mis puudutab aruande pikkust, siis peame teadma, et see varieerub sõltuvalt huvitatud osapoole nõuetest. Aruanne ei tohiks siiski olla pikem kui 2 või maksimaalselt 3 lehte.
Täitevaruande näide
Tegevusaruanne on väga levinud dokument. Teisisõnu on ühiskonnal olnud kokkupuuteid ja ta on kogu elu jooksul lugenud, võib-olla endale aru andmata, tehnilisi aruandeid.
Selles mõttes on kokkuvõte, mille peame esitama magistrikraadi projektide juurde - eriti nendes, mis on seotud ettevõtete või projektide juhtimisega - kokkuvõte. Seega on tegemist uuringu põhiideede paljastamisega.
Samamoodi, kui töötame ettevõttes, kus meil on tellitud projekti väljatöötamine, on kokkuvõte, mille anname juhtkonnale, et nad meie aruannet lugemata oleksid kõigest teadlikud, tegevjuht.
Nagu näeme, on palju näiteid, kuid raport esitab igal juhul sama eesmärgi: hõlbustada potentsiaalsetele huvitatud isikutele meie uuringute lugemist ja mõistmist.