Planeerimine on haldusprotsessi esimene samm. Planeerimine seisneb strateegiate määratlemises, mis aitavad saavutada varem püstitatud eesmärke.
Põhimõtteliselt on planeerimine tööriist, mida kasutatakse juhtimises eesmärkide seadmiseks ja nende saavutamiseks vajalike vahendite valimiseks. See võimaldab järgida konkreetset ja määratletud tegevussuunda. Planeerimise abil saate määrata, mida tehakse, kuidas seda tehakse, kus ja millal seda tehakse ning kui palju see meile maksma läheb.
Samamoodi võimaldab see planeerimisvahend meil praegusel hetkel otsustada, mida me tulevikus teeme. Kõigepealt määratletakse probleem, seejärel analüüsitakse minevikku ja koostatakse plaan, mida peame järgima.
Planeerimise etapid
Iga ettevõte või organisatsioon eksisteerib konkreetse eesmärgi saavutamiseks. Seetõttu peab missioon põhjendama ettevõtte praeguse olemise põhjust. Kuigi visioon näitab, mida ettevõte loodab tulevikus olla.
Seetõttu määrab ettevõtte missiooni, visiooni ja väärtuste selge määratlus kliendi tüübi, mida ta teenib, pakutavad tooted ja rahuldatavad vajadused. Planeerimine peab olema kooskõlas organisatsiooni nende põhiaspektidega.
Peamised sammud, mida planeerimisel järgida, on:
1. Hinnake hetkeolukorda
Esiteks peaks olukorra hindamine hõlmama ettevõtte jaoks kõige olulisemate tegurite analüüsi. Need tegurid võivad olla majandusnäitajad, turusuundumused, konkurents ja ettevõtte käsutuses olevad ressursid.
See tähendab, et planeerimine algab organisatsiooni keskkonnast. Sellega määratakse kindlaks ettevõtte eesmärk ja määratletakse eeldatavad lühi-, keskmise ja pika tähtajaga eesmärgid. Võimaluste ärakasutamine ja keskkonnast tulenevate ohtude vältimine.
2. Eesmärkide ja eesmärkide määratlemine
Teiseks, eesmärgid ja eesmärgid määratlevad kõige olulisemad asjad, mida organisatsioon loodab saavutada lühemas, keskmises ja pikas perspektiivis. Eesmärgid peavad olema selgelt määratletud, seetõttu peavad need olema realistlikud, mõõdetavad ja organisatsiooni jaoks asjakohased.
Loomulikult on eesmärgid ühised punktid, mille nimel peavad kõik ettevõtte töötajad töötama. Saamine inimeste tegevust ja tegevust juhtivateks põhipunktideks.
3. Koostage tegevuskava
Kolmandaks on eesmärkide saavutamiseks vaja määratleda tegevuskava. Tegevuskavas on välja toodud konkreetsed tegevused, mis tuleb eesmärkide saavutamiseks läbi viia. Need konkreetsed toimingud võivad olla ka strateegiad või taktikad, mis tuleb plaani eesmärkide täitmiseks läbi viia.
4. Ressursside eraldamine
Neljandaks võivad plaani elluviimiseks vajalikud ressursid olla inimlikud, rahalised, füüsilised ja materiaalsed. Need ressursid tuleb määrata vastavalt planeerimises sisalduvatele toimingutele või tegevustele.
Need ressursid tuleb kindlasti planeerimisprotsessis tõhusalt korraldada. Samamoodi tuleb kogu plaani täitmise ajal säilitada kontrollprotsess.
5. Täitke plaan
Viiendaks hõlmab täitmine tegevuskava elluviimist. Selleks on vaja delegeerida volitused, samamoodi määrata ülesanded ja vastutus plaani eesmärkide saavutamiseks. Kogu plaani täitmise ajal saab vajadusel tagasisidet anda.
6. Kontroll
Lõpuks on kontroll planeerimisprotsessis vajalik eesmärkide saavutamiseks. Sel põhjusel tuleb anda järelmeetmeid tegevuste elluviimise ja eesmärkide saavutamise kohta.
Planeerimise põhimõtted
Planeerimise olulisemad põhimõtted on:
1. Täpsus
Eelkõige peaks see planeerimisprotsessi läbiviimisel olema võimalikult selge ja täpne. Sest plaan peab juhatama konkreetseid toiminguid, mis tuleb läbi viia. Sellepärast peab see olema võimalikult konkreetne, et see ei oleks hajus ega liiga üldine. Nii on võimalik saavutada eesmärkide tõhusus ja tulemuslikkus.
Samamoodi väldib täpsus improvisatsiooni või ebamäärasust teostuses. Plaani toimimiseks peab see põhinema tegelikel andmetel ning täpsetel ja täpsetel põhjendustel.
2. Paindlikkus
Organisatsioonid on muidugi alati muutuvad, nii et planeerimine peab olema paindlik, et muutustega hõlpsasti kohaneda. Seetõttu peab ta suutma kohaneda muudatustega, mis võivad juhtuda pärast plaani koostamist.
Tõepoolest, igal plaanil peab ettenägematutes olukordades olema lõtvus. Uute tegevussuuniste leidmine, mis võimaldavad kohaneda uute olukordadega.
3. Ühtsus
Oluline on märkida, et kuigi organisatsiooni igale osakonnale on määratud konkreetne eesmärk või eesmärk, on kogu kava suunatud ühise eesmärgi saavutamisele. See tähendab, et kuigi iga üksuse jaoks on olemas konkreetsed plaanid, tuleb kõik kooskõlastada üldplaneeringuga.
Kindlasti peavad kõik olema täielikult integreeritud, et saavutada funktsioonide, ressursside ja tegevuste piisav kooskõlastamine. Ainult sel viisil on võimalik eesmärke saavutada.
4. Teostatavus
Teiselt poolt ei tohiks plaan olla nii ambitsioonikas, et seda oleks võimatu saavutada. Kuid mitte nii optimistlik, et tundub, et seda on väga lihtne saavutada. Kava on soovitatav läbi viia, kohandades seda organisatsiooni tingimuste ja vajadustega.
Muidugi peab planeerimine olema realistlik, seetõttu tuleb see ette valmistada vastavalt tegelikkusele, ettevõttele omatavate kogemuste ja ressurssidega.
Planeerimise funktsioonid
Planeerimise peamised omadused on:
- See on tööriist, mida kasutatakse organisatsioonis oluliste otsuste langetamiseks.
- Planeerimise käigus püütakse optimeerida eesmärkide saavutamist.
- Selle eesmärk on kohandada eesmärke vastavalt ettevõtte vajadustele ja olemasolevatele ressurssidele.
- See määratleb konkreetsed tegevused, mida rakendatakse praegusel hetkel tulevaste eesmärkide saavutamiseks.
- Planeerimine on ratsionaalne ja tahtlik protsess.
Planeerimistüübid
Planeerimisprotsesside tüüpide hulgast leiame:
1. Strateegiline
Igal juhul on strateegiline planeerimine see, mis määratleb organisatsiooni üldplaani tegevussuunised. Seda viivad läbi ettevõtte kõrgemad juhid. See hõlmab kogu ettevõtet, üldjoontes määratakse kindlaks ja määratletakse keskpikad ja pikaajalised eesmärgid.
2. Taktika
Teiselt poolt sisaldab taktikaline planeerimine iga üksuse või osakonna jaoks konkreetseid plaane ja need alluvad strateegilisele plaanile. Need on väga üksikasjalikud plaanid, kuna need suunavad iga osakonna tegevust. Seetõttu nimetatakse seda ka funktsionaalseks planeerimiseks.
Tavaliselt sisaldab see ettevõtte iga juhtimisala detailplaneeringut ja allub alati ettevõtte üldplaneeringule. Need on seotud ka lühiajaliste otsustega.
3. Operatiivne
Need on üldiselt lühiajalised plaanid, mis on tihedalt seotud taktikalise planeerimisega. Need on tegevused ja tegevused, mis tuleb läbi viia äriorganisatsiooni kõige madalamatel tasanditel.
Nii määrab operatiivplaneerimine, kuidas ressursid kava rakendamiseks jaotatakse. See on iga tegevuspiirkonna lühiajaline kavandamine. Sellega määratakse kindlaks sammud, mida tuleb järgida, ja ajad, millal need peavad olema täidetud.
Kokkuvõtteks võib öelda, et planeerimisprotsess on ettevõtte jaoks kõrge tulemuslikkuse saavutamiseks hädavajalik. Noh, planeerimise kaudu on määratletud eeldatavad eesmärgid ja eesmärgid. Lisaks saab selle saavutamiseks valida kõige sobivamad vahendid. Ilma plaanita ei saa ettevõtte inimressursse, rahalisi ja materiaalseid ressursse piisavalt juhtida.