Projektijuhtimine on protsess, mis tagab projekti väljatöötamise algusest lõpuni koos kõigi määratud ressurssidega ja plaanitud ajal.
Projektijuhtimine on distsipliin, mida on õpitud peamiselt kogemustest. Vastupidiselt sellele, mis juhtub üldiselt ärijuhtimisega, pole nii palju seotud bibliograafiat.
Ja see on see, et projektidel võib olla erinev olemus; kaubanduslikud, keskkonnaalased, õiguslikud, haridusalased jne. ning igas valdkonnas on piiranguid ja tegureid, mis võivad mõjutada projekti muutma selle algset kujundust, ulatudes ajaliselt või ressurssidena.
Projektijuhtimise funktsioonid
Definitsioonis on seda keeruline välja tuua, kuid seda võiks lihtsustada järgmiselt.
Projektil on eesmärk, mis tuleb jagada mitmeks konkreetsemaks. Jah, väga sarnane uurimisega, kuid antud juhul peavad iga konkreetse eesmärgi jaoks olema vähemalt järgmised komponendid:
- Täitmise aeg.
- Täitmise eesmärk.
- Seotud ressursid.
- Täitmise ajakava (näiteks märtsist detsembrini, sealhulgas kõik muud kui tööpäevad, näiteks pühad ja riigipühad).
- Seirenäitajad.
- Vastutab selle eesmärgi eest.
Väga kasulik tööriist projektijuhtimiseks on Gantti diagramm, mis võimaldab teil projekti graafiliselt visualiseerida, jaotades kõik selle etapid värviliselt.
Teine väga oluline punkt on alaline seire ja situatsiooniplaan iga juhtumi jaoks.
Projekti kavandades on hea koostada loetelu võimalikest riskidest ja meetmetest, mida tuleks nende realiseerimiseks rakendada. See võimaldab teil kiiresti tegutseda ilma improviseerimata.
Vaadake pidevalt tegevusi ja eelarvet
Tegevuste teostamine peab olema kooskõlas eelarve senise protsendimääraga, seega on oluline kindlaks määrata etapid. Näiteks kolme etapiga projekt:
- 1: Märtsist juunini 30% tegevustest ja 20% eelarvest
- 2: Juunist septembrini 50% tegevustest ja 50% eelarvest
- 3: Oktoobrist detsembrini 100% tegevustest ja 100% eelarvest
Eeltoodut arvesse võttes oleks ohtlik, kui näiteks 2. etapis oleks tehtud ainult 40% tegevustest ja sellest hoolimata oleks kulutatud 50% eelarvest. See jätab ressursse 10% vähemaks, mida tuleb kogu aeg kohandada, jättes projekti edasiste muudatuste suhtes haavatavaks.
Selle näite teine lugemine on see, et viimane kvartal on väga vilgas ja intensiivne, kuna pool projektist on välja töötatud, seetõttu on väga oluline seda jälgida.
Üldiselt kiputakse arvama, et projektid viiakse ellu proportsionaalselt. See tähendab, et tegevused jaotatakse kogu perioodi vältel võrdselt, kuid tegelikkuses sõltub see teostatava projekti tüübist.
Kui tegemist on haridusprojektiga, tuleks seda loogiliselt kohandada vastavalt kuudele, mil õpilased koolis käivad, jättes puhkusekuud vabaks või vähemate tegevustega.
Teine oluline näide on seotud ilmaga. Näiteks ehitusprojektidel on talvekuudel hilinemisi, sest vihmad või külm põhjustavad muutusi ja hädaolukordi.
Lühidalt öeldes nõuab projektijuhtimine eelnevat hindamist finants-, tehnika-, keskkonna-, õigus- ja kommunikatsioonivaldkonnas, et näha, millist mõju see keskkonnale avaldab või milliseid lööke see oma arenduse käigus võib kannatada.
Seetõttu koosnevad projektid iga kord multidistsiplinaarsetest meeskondadest, kes annavad teadmisi erinevatest valdkondadest eesmärgiga vähendada ebakindlust ja saavutada soovitud teostus ettenähtud aja jooksul. See oleks lõppkokkuvõttes edukas projektijuhtimine.
