Kontori automatiseerimine on riistvara ja tarkvara kombinatsioon teabe arendamiseks, automatiseerimiseks ja digitaalseks salvestamiseks, mida kontor vajab protsesside ja metoodika õigeks elluviimiseks.
Kontoritehnika sündis 40ndate lõpus, kuid see arenes välja 20. sajandi 70ndate aastate paiku. Kontorites kirjutusmasinaid asendavate tekstitöötlusprogrammide kasutuselevõtt oli selle päritoluga palju seotud.
Charles Simonyi oli 1948. aastal kontoritöö automatiseerimise looja Microsoft Office'i käivitamise kaudu Richard Brodie koostöös.
Kahtlemata viidatakse sellele kontseptsioonile alati ja see on seotud kontoritöö ja selle teostamiseks kasutatavate vahenditega.
See oli väga uuenduslik muudatus. Selles mõttes aitas see protsess kontoritööd sujuvamaks muuta ja selle teostamiseks loodi ka uued võimalused. Sel ajal peamised olnud käelised tegevused asendati ja osa automatiseeriti.
Kõigi ülesannete sujuvamaks muutmiseks olid keskmes haldusprotseduurid, koosolekute planeerimine, Interneti kasutuselevõtt, arvutite ning erinevate protsessorite ja kontorikomponentide kasutamine.
Kontoritehnika põhivahendid
Need on silmapaistvamad:
- Teksti töötlejad: Kasutatakse laialdaselt kontoritöös.
- Kalkulaatorid: Komponendid, mis sujuvad kõiki kontoprotsesse ja teostatud toimingutega seotud numbreid.
- Printerihaldusprogrammid: Kahtlemata mis tahes kontoris oluline objekt, mis peab virtuaalsed dokumendid füüsilisteks teisendama.
- Kiirsuhtlusprogrammid: Väga kasulik töötajate vahel suhtlemiseks ja kohese teabe edastamiseks.
- Andmebaasid: Väga oluline ettevõtte, organisatsiooni või projektiga seotud andmete registreerimine.
- Arvutustabelid: Midagi, mida kasutatakse laialdaselt näiteks arvete registreerimiseks või ajakohastatud kontohalduse pidamiseks.
- Faksiaparaadid: Nagu printerid, kasutatakse kontorites laialdaselt ka faksiaparaate, mõnikord kuuluvad mõlemad komponendid samasse seadmesse.
Kontoritehnika on kontoritöös olnud tohutu edasiminek.
Kontori automatiseerimise näide
Sellised programmid nagu Excel, Word, PowerPoint on muutnud tööviisi. Need programmid on lisatud Office'i kontorikomplekti. Seda turustab Microsoft. Siiski on sarnaseid kontoritöö automatiseerimise pakette, millel pole mingeid kulusid.
Lisaks on muidugi ülejäänud nimetatud seadmed suutnud protsesse automatiseerida ja töötada välja kontoritööde tegemiseks nobedama meetodi.