RACI-maatriksit kasutatakse vastutuse määra määramiseks ja määratlemiseks, mis vastab kõigile projekti elluviimisega seotud inimestele.
Seda tuntakse ka vastutuse jaotamise maatriksina. Selle eesmärk on osata kindlaks määrata erinevad rollid ja kohustused, mida iga projekti elluviimisel tekkiv inimene peab endale võtma.
Seetõttu on soovitatav see projekti alguses ette valmistada. Nii et algusest peale on selge ja kinnitatud roll ja vastutus, mille iga projektis osalev inimene endale võtab. See tagab ka kõigi osalejate suurema koostöö saavutamise.
Mida tähendab iga RACI maatriksi nime moodustav täht
RACI maatriksi nimi koosneb neljast tähest ja igal tähel on tähendus. Iga tähe tähendus on järgmine:
Täht R
Kahtlemata on R täht, mis näitab, kes vastutuse võtab. Selles kirjas määratletakse selle isiku roll, kes vastutab teatud ülesande täitmise eest. Seetõttu võtate vastutuse täidetud kodutööde õigeaegse ja kindlaksmääratud vormistamise eest.
Täht a
Samamoodi määrab täht A, kes kiidab heaks. Kinnitaja rollis on vastutava isiku esitatud ülesande aktsepteerimine ja kinnitamine. Teisisõnu kinnitab kinnitaja, et töö on tehtud nõutavate nõuete kohaselt.
Täht C
Täht C omalt poolt näitab, kellega konsulteeritakse. Tavaliselt on nad eksperdid või teadlikud teemast ja ülesandest, kellelt küsitakse arvamust ja ettepanekuid projekti ülesannete mõne aspekti kohta. Väline isik konsulteeris tema arvamusega mõnes aspektis, mida tuleb projekti elluviimisel arvesse võtta, kuna ta on selle teema ekspert.
Täht I
Lõpuks määrab I täht, kes teatab. Nende inimeste roll hõlmab kõiki inimesi, keda tuleb teavitada projekti osaks olevate ülesannete arengust ja arengust. Samuti tuleb neid teavitada ülesannete täitmisest.
RACI maatriksi koostamise eelised
Peamised eelised, mida RACI maatriksi koostamisel tuleb saavutada, on:
- Iga projektiga seotud osaleja roll ja vastutus on selgelt määratletud.
- On võimalik kindlaks teha, milline isik võtab vastutuse arvepidamise eest seoses ülesannete või töödega, mis tuleb täita.
- See võimaldab tasakaalustada töökoormust projekti arendamisega seotud inimeste, meeskondade või osakondade vahel.
- See hõlbustab projekti arendamise edukaks lõpuleviimiseks vajalike ülesannete ja töö evolutsiooni ja täitmise kontrollitud jälgimist.
Kuidas luua RACI-maatriks
RACI-maatriksi väljatöötamiseks tuleb järgida järgmisi samme:
Samm 1
Esiteks määratakse kindlaks projekti raames täidetavad ülesanded ja paigutatakse maatriksi moodustavateks ridadeks.
2. samm
Teiseks tuvastatakse projekti väljatöötamisega seotud inimesed ja paigutatakse need maatriksi moodustamise veergudesse.
3. samm
Kolmandaks paigutatakse RACI-maatriksi nime moodustava sõna tähed. Igale ülesandele iga tähe määramisel on võimalik määratleda, kes kaasatud inimestest vastutab, kes kiidab heaks, kellega konsulteeritakse ja keda tuleb iga projektiülesande täitmisel teavitada.
4. samm
Lõpuks on võimalik kindlaks teha, kas kogu töö on hästi jaotatud, kas on tühja ruumi ja kas on dubleerimisi. Seda selleks, et kontrollida, kas kõik on hästi vormistatud, ja vältida hilisemaid probleeme.
RACI maatriksi rakendamise eelised ja puudused
Eelised, mida projekti elluviimisel RACI-maatriksi rakendamisega on võimalik saavutada, on järgmised:
1. Toimub kiire ja lihtne suhtlusprotsess
Suhtlemine osutub tavaliselt lihtsamaks ja kiiremaks, kuna RACI-maatriks võimaldab teil selgelt visualiseerida rolli ja funktsiooni, mida iga inimene peaks mängima. See ei kõrvalda, kuid viib miinimumini projektis osalevate inimeste vahelised suhtlusprobleemid.
2. Parandage tootlikkust
Ilmselt aitab see suhtlemisprobleemide minimeerimisega kaasa aja paremale kasutamisele ja selle tulemusena saavutatakse tootlikkuse tõus. Iga ülesande täitmisaega lühendatakse ja see ühtlustab kogu täitmisprotsessi.
3. Töö õige jaotamine
Lisaks võimaldab RACI-maatriks visualiseerida kohustusi ja funktsioone, nii et seda saab tuvastada, kui töökoormus jaotatakse proportsionaalselt. Kui on võimalik kindlaks teha, et vastutaval isikul on liiga suur töökoormus, tehakse vajalikud muudatused enne projekti teostamist. Koormuste ja vastutuse tasakaalustatuma jaotuse saavutamine.
4. Ootused on täidetud
Tõepoolest, selle tööriista rakendamisel on projekti lõpus saadud tulemused väga sarnased projekti alguses oodatavate tulemustega. See juhtub seetõttu, et saate paremini kontrollida kõiki ülesandeid, mis tuleb välja töötada. Lisaks teab iga inimene konkreetselt, mille eest ta kogu projekti teostamise protsessis vastutab.
Ehkki eelised on suured ja arvukad, võib RACI maatriksil olla ka puudusi.
- Esialgu võib selle rakendamine olla ülemäära keeruline, mis mõjutab selle arusaamist negatiivselt.
- Hoolimata asjaolust, et RACI maatriks on suurepärane tööriist, ei piisa ainult selle loomisest, vaid peate seda ka järgima.
- Kooskõlas eeltooduga võib neile, kes pole maatriksiga tuttavad, selle esmakordne genereerimine olla kulukas.
- On võimalus, et on projekte, mis ei vaja seda tüüpi kavandamist, seega võib maatriksi loomine olla pigem midagi, mis aeglustab projekti, mitte aga see, mis seda juhib.
Kokkuvõtteks võib öelda, et RACI maatriks on väga kasulik tööriist, mida saab rakendada igat tüüpi projektides. Kuna see määrab kõigi selle elluviimises osalevate inimeste rollid ja funktsioonid. See soosib paremat kontrolli ja paremate tulemuste saavutamist projekti lõpus.