Eisenhoweri maatriks on graafiline esitus, mis näitab täitmise ootel olevaid ülesandeid, kuid teeb seda, liigitades need nende ülesannete olulisuse astme järgi. Sel viisil, võimaldades neid tähtsuse taseme järgi korraldada.
Eisenhoweri maatriks on graafiline esitus, kus on näidatud kaheteljeline kvadrand. Need teljed näitavad iga ülesande olulisust ja kiiret vajalikkust. Selles mõttes aitab kvadrant meil ülesandeid klassifitseerida, sõltuvalt nende olulisuse astmest ja tarneaegadest. Samal ajal võimaldab see teiselt poolt töökorraldust, nii et saaksime esmapilgul kogu poolelioleva töö korraldada.
Eisenhoweri maatriks koosneb neljast plokist.
Selle klassifitseerimine, nagu me ütlesime, kehtestab ülesanded, lähtudes pakilisusest, mida selline ülesanne nõuab, samuti nende olulisusest.
Kuidas kujundatakse Eisenhoweri maatriksit?
Peame teadma, et Eisenhoweri maatriks koosneb, nagu me ütlesime, neljast kvadrandist.
Esimeses kvadrandis on nii kõige olulisemad kui ka kiireloomulised ülesanded. Selles mõttes räägime kõige olulisematest projektidest, mis vajavad suuremat tähelepanu, samuti nende rakendamise kiireloomulisust. Need on esmatähtsad ülesanded täitmisel.
Teises kvadrandis oleksid ülesanded, mis vajavad olulist tähtsust ja vajavad vähem kiiret lahendamist. Kvadrand, mis sisaldab neid ülesandeid, mis tuleb täita pikema aja jooksul, kuid mis vajavad palju tähelepanu, nii et see kvadrant aitab meil olla ennetav tööl. Need ülesanded tuleb ennetamise eesmärgil ajastada.
Teiselt poolt on meil kolmandas kvadrandis need ülesanded, mis ei ole küll olulised, kuid vajavad suuremat kiireloomulisust. Selles mõttes peame olema ettevaatlikud, et neid ülesandeid ei asetataks esimesse kvadranti. Sellega kinnitatakse neid, mis vaatamata vajalikule kiireloomulisusele on vähem olulised. Neid saab delegeerida teistele inimestele.
Lõpuks koosneb neljas kvadrant nendest ülesannetest, mis ei ole kiireloomulised ega olulised. Selles mõttes räägime maatriksi kõige vähem olulisest kvadrandist. Nendes ülesannetes osaledes peame teadma, et need on viimased, millele tähelepanu pööratakse. Need on paljudel juhtudel välistatud.
Visuaalsema idee saamiseks esitatakse näide sellest, kuidas Eisenhoweri maatriks välja näeb:
Kuidas Eisenhoweri maatriks töötab?
Peame teadma, et nagu igal maatriksil, on ka Eisenhoweri maatriksil konkreetne, autori määratletud funktsioon, mis aitab meil seda maatriksit teha, aga ka õigesti kasutada.
Selles mõttes, nagu on näidatud selle graafilisel kujutisel, on meil neli kvadranti, mis on paigutatud kaheks teljeks ja mis mõõdavad kõigi meie ülesannete olulisust ja kiireloomulisust.
Esimene kvadrant, nagu selle määratlus näitab, hõlmab neid ülesandeid, millel on kõige olulisem ülesanne ja mis teatud viisil aitavad meil saavutada neid esmatähtsaid eesmärke, mis määravad meie eesmärkide saavutamise. Seetõttu lisame sellesse kvadranti kriise, mis vajavad viivitamatut lahendamist, probleeme, mis vajavad kiiret lahendamist, olulisi projekte, millel on suurem tähtsus.
Teiseks keskendub teine kvadrant neile olulistele, kuid mitte kiireloomulistele tegevustele. Selles mõttes kaasame ülesandeid, mis on seotud uute võimaluste vaatlemisega, suhete loomisega, samuti muid olulisi ülesandeid, kuid mis ei vaja kiiret lahendamist.
Kolmandaks on meil kolmas kvadrant, mis sisaldab ülesandeid, mis pole olulised, kuid mis vajavad kiiret lahendamist. Selles kvadrandis hõlmame muu hulgas telefonikõnesid klientidega, e-kirju, koosolekuid, institutsioonilisi tegevusi.
Neljandal ja viimasel kohal on meil neljas kvadrant. See integreerib ülesandeid, mis pole olulised ega kiireloomulised, nii et me ei omista sellele suuremat tähtsust kui tal juba on. See kvadrant võib hõlmata selliseid aspekte nagu pika aja jooksul kontoris hommikusööki söömine, mõned kõned, mis ei aita midagi kaasa, e-kirjad, millel pole midagi pistmist tööalase tegevuse ja muu tööga.
Nende nelja kvadrandiga ja ülesandeid hästi tellides on töötaja eesmärk suurendada oma tootlikkust ja efektiivsust.
Eisenhoweri maatriksi eesmärgid
Nagu me ütlesime, on selle maatriksi rakendamisel mitmeid eesmärke.
Selles mõttes võiksime lisada järgmised eesmärgid, näiteks need, mida peamiselt taotleb see maatriks:
- Suurenenud tootlikkus.
- Suurem tõhusus ja mõjusus ülesannete haldamisel.
- Eesmärkide õigeaegne saavutamine.
- Korraldage tööd paremini.
- Suurem keskendumine prioriteedile.
- Kriisireguleerimine.
- Distsipliin.
- Kontroll.
- Vaade.
Paljude muude eesmärkide hulgas, mida nimetatud maatriksi rakendamisega on võimalik saavutada.
